Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

(OBS: Det er mere end et år siden, denne artikel er blevet redigeret. Vær derfor opmærksom på, at dele af indholdet kan være forældet)

Uddrag til Altinget: Civilsamfundets Videnscenter fra bogen "Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen" af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter.

KAPITEL 39: SÆT STRØM TIL ALLE PROCESSER

Brug tjeklister til at forbedre dit rutineprægede arbejde og få øje på, hvor teknologien kan tage over, så du får tid til sjovere opgaver.

Inden du letter med flyet, har piloten haft fat i den. Inden kirurgen skærer i din hud, har hun også haft fat i den. Tjeklisten, der sikrer, at de udfører den rutineprægede opgave, de står overfor, på den bedst tænkelige måde baseret på tidligere erfaringer. 

Det er ikke alt vores arbejde, der er rutinepræget, men det er nok mere, end vi lige går og tror. Hvis du kigger omkring dig, er en stor del af de opgaver, der bliver løst af dine kolleger gentagelser af processer, der er udført hundrede, måske tusindvis af gange. Så medmindre du er noget helt særligt, gælder det sikkert også dig. 

At udarbejde en god tjekliste tager tid og kræver erfaring, men ligesom piloten eller kirurgen ikke starter deres karriere med at udarbejde deres egne tjeklister, så læner de sig op ad andres erfaringer og benytter andres tjeklister. Hvordan deler I tjeklister på din arbejdsplads? 

Med Process Street kan I begynde at opbygge et socialt netværk for arbejdsprocesser, der gentages. Det er et simpelt værktøj, der både gør det nemt at dokumentere arbejdsgange og følge op på disse, men mindst lige så vigtigt også at dele de mest optimale. 

Process Street er også et uundværligt værktøj til at identificere, hvilke arbejdsprocesser der bedst bør varetages af teknologi fremover, og hvilke I fortsat skal holde tungen lige i munden og udføre selv. Sammenligneligt med piloten, der stadig lander og letter flyet, men slår autopiloten til, så snart I er i luften. 

Process Street kunne også have heddet Processbook, for det er egentlig for processer, hvad Facebook er for ansigter. Hvis din organisation benyttede sig af Process Street, ville alle jeres processer være at finde der. Du kunne eksempelvis slå op under ”Ny medarbejder ansat” og finde en række tjeklister under titlerne ”Inden den første dag”, ”Første dag” eller ”Første måned”. 

På hver af disse lister finder du opgaver, som krydses af, når en ny medarbejder starter hos jer. Det kunne være at huske at købe en buket blomster, bestille visitkort eller udstede personalekort. Opgaverne kan ydermere forbindes med Zapier, så de kan udføres med ét klik og integreres med for eksempel blomsterhandleren. 

Hvorfor er det vigtigt?
Ved at dokumentere arbejdsgange med tjeklister sikrer vi ikke blot, at kvaliteten i vores rutinearbejde er nogenlunde stabil, men vi gør det også nemmere at forbedre vores arbejde. Det være sig både ved, at nogle ting bliver tydeligt for enhver, hvor vi helt præcist spilder vores tid, men også, at det bliver nemt at sætte strøm til processerne, når først de er skriftligt dokumenteret ned til mindste detalje. 

Er du blevet nysgerrig på tjeklister som fænomen efter at have læst dette, så kan vi på det varmeste anbefale bogen ”The Checklist Manifesto” af Harvard-kirurgen Atul Gawande. 

Platform: www.process.st

“Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter er udgivet på Fat Cat Press i 2018. Bogen er 259 sider og koster 199 kroner som paperback og 99 kroner som e-bog eller lydbog.

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Næste artikel Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia
Ekspert om at afskedige en frivillig: Det skal gøres ordentligt og værdigt

Ekspert om at afskedige en frivillig: Det skal gøres ordentligt og værdigt

I den nye udgave af antologien ”Samtaler der kræver mod” bevæger Center for Frivilligt Socialt arbejde sig ind på et område, som har relevans langt ud over de foreninger, som driver socialt arbejde – nemlig hvordan man ”fyrer” en frivillig, som ikke fungerer, og ikke mindst, hvordan man gør det på en ordentlig måde.

Han udgiver digte til fordel for udsatte børn. Selv ville han ønske, han var blevet fjernet fra sit barndomshjem

Han udgiver digte til fordel for udsatte børn. Selv ville han ønske, han var blevet fjernet fra sit barndomshjem

Trods synlige tegn på vold og vanrøgt blev drengen Jimmy Gørtz og hans bror aldrig fjernet fra deres dybt alkoholiske far. På mirakuløs vis voksede Jimmy Gørtz op og blev topleder, terapeut, frivilligleder og forfatter. Senest er han sprunget ud som digter. Selvom meget er blevet bedre siden hans egen barndom, mener han, at systemet stadig kan lære af den smerte, han blev forvoldt som barn.

Frie Grønne skabte mobiliseringsmirakel i Vollsmose, mens Liberal Alliance blev de unges foretrukne parti. Begge succes’er kalder sig mere bevægelse end politisk kampagne

Frie Grønne skabte mobiliseringsmirakel i Vollsmose, mens Liberal Alliance blev de unges foretrukne parti. Begge succes’er kalder sig mere bevægelse end politisk kampagne

I Vollsmose fik Frie Grønne 27,8 procent af stemmerne – mod 0,9 procent i resten af landet. For mens valgfesten udeblev på landsplan, fik partiet vendt op og ned på det politiske landskab i flere af landets udsatte boligkvarterer ved folketingsvalget i november. Og hvis unge vælgere skulle bestemme, var Liberal Alliance landets blevet landets største parti. Læs her, hvordan de to partier gjorde det umulige.

Mangfoldigheden halter bagefter i civilsamfundet

Mangfoldigheden halter bagefter i civilsamfundet

En ny undersøgelse foretaget af Groupcare viser, at kun cirka hver fjerde forening eller organisation herhjemme arbejder målrettet med inklusion og diversitet. Det tyder også på, at det danske civilsamfund halter bagud, når vi sammenligner os med Sverige og Norge.

Marie blev aktivist, da hun stod i vuggestuen: ’Det lå ikke i blodet, men da mærkede jeg på min egen krop, at noget var helt galt’

Marie blev aktivist, da hun stod i vuggestuen: ’Det lå ikke i blodet, men da mærkede jeg på min egen krop, at noget var helt galt’

At være aktivist er under et valg er et ’altabsorberende monster’. Men at være det under to valg og tiden imellem er kaotisk, opslidende og en proces, der får folk til at brænde sammen. Så hvorfor står en mor til to endnu en gang og pakker banners og hoodies ud med den ene hånd og sms’er med journalister med den anden, imens nattesøvn er en by i Rusland og penge altid er en mangelvare?