Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Uddrag til Altinget: Civilsamfundets Videnscenter fra bogen "Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen" af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter.

KAPITEL 39: SÆT STRØM TIL ALLE PROCESSER

Brug tjeklister til at forbedre dit rutineprægede arbejde og få øje på, hvor teknologien kan tage over, så du får tid til sjovere opgaver.

Inden du letter med flyet, har piloten haft fat i den. Inden kirurgen skærer i din hud, har hun også haft fat i den. Tjeklisten, der sikrer, at de udfører den rutineprægede opgave, de står overfor, på den bedst tænkelige måde baseret på tidligere erfaringer. 

Det er ikke alt vores arbejde, der er rutinepræget, men det er nok mere, end vi lige går og tror. Hvis du kigger omkring dig, er en stor del af de opgaver, der bliver løst af dine kolleger gentagelser af processer, der er udført hundrede, måske tusindvis af gange. Så medmindre du er noget helt særligt, gælder det sikkert også dig. 

At udarbejde en god tjekliste tager tid og kræver erfaring, men ligesom piloten eller kirurgen ikke starter deres karriere med at udarbejde deres egne tjeklister, så læner de sig op ad andres erfaringer og benytter andres tjeklister. Hvordan deler I tjeklister på din arbejdsplads? 

Med Process Street kan I begynde at opbygge et socialt netværk for arbejdsprocesser, der gentages. Det er et simpelt værktøj, der både gør det nemt at dokumentere arbejdsgange og følge op på disse, men mindst lige så vigtigt også at dele de mest optimale. 

Process Street er også et uundværligt værktøj til at identificere, hvilke arbejdsprocesser der bedst bør varetages af teknologi fremover, og hvilke I fortsat skal holde tungen lige i munden og udføre selv. Sammenligneligt med piloten, der stadig lander og letter flyet, men slår autopiloten til, så snart I er i luften. 

Process Street kunne også have heddet Processbook, for det er egentlig for processer, hvad Facebook er for ansigter. Hvis din organisation benyttede sig af Process Street, ville alle jeres processer være at finde der. Du kunne eksempelvis slå op under ”Ny medarbejder ansat” og finde en række tjeklister under titlerne ”Inden den første dag”, ”Første dag” eller ”Første måned”. 

På hver af disse lister finder du opgaver, som krydses af, når en ny medarbejder starter hos jer. Det kunne være at huske at købe en buket blomster, bestille visitkort eller udstede personalekort. Opgaverne kan ydermere forbindes med Zapier, så de kan udføres med ét klik og integreres med for eksempel blomsterhandleren. 

Hvorfor er det vigtigt?
Ved at dokumentere arbejdsgange med tjeklister sikrer vi ikke blot, at kvaliteten i vores rutinearbejde er nogenlunde stabil, men vi gør det også nemmere at forbedre vores arbejde. Det være sig både ved, at nogle ting bliver tydeligt for enhver, hvor vi helt præcist spilder vores tid, men også, at det bliver nemt at sætte strøm til processerne, når først de er skriftligt dokumenteret ned til mindste detalje. 

Er du blevet nysgerrig på tjeklister som fænomen efter at have læst dette, så kan vi på det varmeste anbefale bogen ”The Checklist Manifesto” af Harvard-kirurgen Atul Gawande. 

Platform: www.process.st

“Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter er udgivet på Fat Cat Press i 2018. Bogen er 259 sider og koster 199 kroner som paperback og 99 kroner som e-bog eller lydbog.

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Næste artikel Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia
Er de frivilliges engagement blevet mere episodisk og mindre stabilt? Vi er gået til forskningen for at finde svar

Er de frivilliges engagement blevet mere episodisk og mindre stabilt? Vi er gået til forskningen for at finde svar

FORSKNINGSFORMIDLING: Ifølge Center for Frivilligt Socialt Arbejde er andelen af faste frivillige faldet de seneste to år, mens den episodiske frivillighed er vokset. Hvis danskernes frivillige engagement er i forandring, kan det få store konsekvenser for foreningslivet. Vi har derfor fået to professorer til at se nærmere på, om der faktisk er en tendens. “Det er nemt at gå med den pessimistiske fortælling. Spørgsmålet er bare, om det er rigtigt, for der er en alternativ mulighed for fortolkning,” siger Lars Skov Henriksen. 

Projekthåndbog til unge kulturskabere: Sådan skaber du det gode projektteam

Projekthåndbog til unge kulturskabere: Sådan skaber du det gode projektteam

BOGGUDDRAG:"HACK DET!" er en projekthåndbog til unge kulturskabere, som beskriver, hvordan kulturprojekter bevæger sig fra A til Z. Bogen indeholder en række værktøjer til projektledelse, ideudvikling, organisering, markedsføring m.m. Her får du et uddrag fra bogen om, hvordan man skaber et godt projektteam. 

Projekthåndbog til unge kulturskabere: Sådan bliver du bedre til ideudvikling

Projekthåndbog til unge kulturskabere: Sådan bliver du bedre til ideudvikling

BOGGUDDRAG:"HACK DET!" er en projekthåndbog til unge kulturskabere og beskriver, hvordan kulturprojekter bevæger sig fra A til Z. Bogen indeholder en række værktøjer i forhold til projektledelse, ideudvikling, organisering, markedsføring med mere. Her får du et uddrag fra bogen med værktøjer til ideudvikling. 

Unge klimaaktivister får ny fond

Unge klimaaktivister får ny fond

NY FOND: Tøjvirksomheden Organic Basics vil øremærke en procentdel af deres millionomsætning til unge klimaaktivister. Civil ulydighed skræmmer os ikke, lyder det fra folkene bag den nye fond.

Trin for trin-guide til dig, som vil puste mere liv i din landsby

Trin for trin-guide til dig, som vil puste mere liv i din landsby

BYUDVIKLING: Danskerne flytter mod byerne, og mange landsbyer kæmper med affolkning og butikslukninger. Her får du en trin for trin-guide til, hvordan du kan forsøge at vende afvikling til udvikling ved at tromme landsbyen sammen og få organiseret jer.  

Fire gode råd til at skabe landsbyudvikling ved at tænke bæredygtigt

Fire gode råd til at skabe landsbyudvikling ved at tænke bæredygtigt

GRØN UDVIKLING: Bliv enige om, hvad bæredygtighed er for jer, og husk, at delebilsordninger og lokalproduceret mad skal gå hånd i hånd med social, økonomisk og kulturel bæredygtighed. Sådan lyder nogle af rådene fra Torup, som netop er blevet kåret som årets landsby 2019.

Sådan vendte Fejø fraflytning til tilflytning

Sådan vendte Fejø fraflytning til tilflytning

BEST PRACTICE: Lær af fejøboerne, som ved at stå sammen undgik skolelukning, fik bremset fraflytningen og skabt et blomstrende øsamfund, som hvert år siger velkommen til nye tilflyttere. 

Gode råd til et bedre samarbejde mellem ildsjæle og kommuner

Gode råd til et bedre samarbejde mellem ildsjæle og kommuner

FIK DU LÆST: Civilsamfundets ildsjæle oplever af og til, at kommunen taler et sprog, mens de selv taler et helt andet. Vi har derfor inviteret en række projektmagere og kommunale aktører til at give deres bedste råd til, hvordan samarbejdet kan blive endnu bedre. Denne artikel blev bragt første gang i september 2018. Nogle informationer er derfor et år gamle, men de gode råd holder stadig, derfor bringer vi den igen.

Steen Hildebrandt om civilsamfundet: Der er brug for simpel oprydning 

Steen Hildebrandt om civilsamfundet: Der er brug for simpel oprydning 

EFTERSYN: Indfør et årligt værdieftersyn på chefgangene i de danske civilsamfundsorganisationer, lyder opfordringen fra ledelsesekspert Steen Hildebrandt. Han efterspørger selvransagelse og et kritisk blik på ledelsesforhold og -kultur med hjælp fra uvildige eksperter.

Bosse: Vi skal turde lønne vores ngo-direktører ordentligt

Bosse: Vi skal turde lønne vores ngo-direktører ordentligt

LØNFORHØJELSE: Skal civilsamfundssektoren løftes, skal bestyrelserne lønne direktørerne bedre. Sådan lød den klare melding fra Stine Bosse, der i en paneldebat om ledelse i civilsamfundet hos Altinget ville have de danske ngo-bestyrelser til lommerne for at rekruttere gode ledere, som kan udvikle sektoren.

Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

FRIVILLIGLEDELSE: Ledelse af frivillige er fyldt med paradokser, mener ErhvervsPhD ved Roskilde Universitet Jonas Hedegaard. Her er hans bud på, hvordan organisationer kan skabe mening og retning, når værdier, motivation og mål kan være i konflikt.