Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Uddrag til Altinget: Civilsamfundets Videnscenter fra bogen "Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen" af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter.

KAPITEL 39: SÆT STRØM TIL ALLE PROCESSER

Brug tjeklister til at forbedre dit rutineprægede arbejde og få øje på, hvor teknologien kan tage over, så du får tid til sjovere opgaver.

Inden du letter med flyet, har piloten haft fat i den. Inden kirurgen skærer i din hud, har hun også haft fat i den. Tjeklisten, der sikrer, at de udfører den rutineprægede opgave, de står overfor, på den bedst tænkelige måde baseret på tidligere erfaringer. 

Det er ikke alt vores arbejde, der er rutinepræget, men det er nok mere, end vi lige går og tror. Hvis du kigger omkring dig, er en stor del af de opgaver, der bliver løst af dine kolleger gentagelser af processer, der er udført hundrede, måske tusindvis af gange. Så medmindre du er noget helt særligt, gælder det sikkert også dig. 

At udarbejde en god tjekliste tager tid og kræver erfaring, men ligesom piloten eller kirurgen ikke starter deres karriere med at udarbejde deres egne tjeklister, så læner de sig op ad andres erfaringer og benytter andres tjeklister. Hvordan deler I tjeklister på din arbejdsplads? 

Med Process Street kan I begynde at opbygge et socialt netværk for arbejdsprocesser, der gentages. Det er et simpelt værktøj, der både gør det nemt at dokumentere arbejdsgange og følge op på disse, men mindst lige så vigtigt også at dele de mest optimale. 

Process Street er også et uundværligt værktøj til at identificere, hvilke arbejdsprocesser der bedst bør varetages af teknologi fremover, og hvilke I fortsat skal holde tungen lige i munden og udføre selv. Sammenligneligt med piloten, der stadig lander og letter flyet, men slår autopiloten til, så snart I er i luften. 

Process Street kunne også have heddet Processbook, for det er egentlig for processer, hvad Facebook er for ansigter. Hvis din organisation benyttede sig af Process Street, ville alle jeres processer være at finde der. Du kunne eksempelvis slå op under ”Ny medarbejder ansat” og finde en række tjeklister under titlerne ”Inden den første dag”, ”Første dag” eller ”Første måned”. 

På hver af disse lister finder du opgaver, som krydses af, når en ny medarbejder starter hos jer. Det kunne være at huske at købe en buket blomster, bestille visitkort eller udstede personalekort. Opgaverne kan ydermere forbindes med Zapier, så de kan udføres med ét klik og integreres med for eksempel blomsterhandleren. 

Hvorfor er det vigtigt?
Ved at dokumentere arbejdsgange med tjeklister sikrer vi ikke blot, at kvaliteten i vores rutinearbejde er nogenlunde stabil, men vi gør det også nemmere at forbedre vores arbejde. Det være sig både ved, at nogle ting bliver tydeligt for enhver, hvor vi helt præcist spilder vores tid, men også, at det bliver nemt at sætte strøm til processerne, når først de er skriftligt dokumenteret ned til mindste detalje. 

Er du blevet nysgerrig på tjeklister som fænomen efter at have læst dette, så kan vi på det varmeste anbefale bogen ”The Checklist Manifesto” af Harvard-kirurgen Atul Gawande. 

Platform: www.process.st

“Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter er udgivet på Fat Cat Press i 2018. Bogen er 259 sider og koster 199 kroner som paperback og 99 kroner som e-bog eller lydbog.

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Næste artikel Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia
Civilsamfundets Videnscenter udvider

Civilsamfundets Videnscenter udvider

VERSION 2.0: Fra i dag kan du gå på opdagelse i Civilsamfundets nye, udvidede videnscenter. Ud over et stort udvalg af guideartikler og redskaber kan du fremover få overblik over ny civilsamfundsforskning og finde undervisningsmaterialer til din forening eller organisation.

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

BOGGUDDRAG: Med digitale afstemninger kan civilsamfundsorganisationer inddrage flere i beslutningsprocesserne og skabe en mere inkluderende frivillighedskultur. Jacob Bøtter er forfatter til bogen Fuck it, Ship it som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

BOGUDDRAG: Skab bedre videndelingen og erfaringsudveksling med jeres egen Wikipedia, som alle medarbejdere og frivillige let kan bidrage til. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

PERSONDATA: Når I hører ordet 'GDPR', tænker mange af jer muligvis: "Det har vi indført. Det er vi færdige med." Men at sikre persondatasikkerhed er et vedvarende arbejde, som skal vedligeholdes. Her får I to tjeklister, som I kan bruge til at sikre, at de gode GDPR-vaner bliver holdt ved lige i jeres forening.

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

Undgå klassiske faldgruber i fondsansøgninger

Undgå klassiske faldgruber i fondsansøgninger

FUNDRAISING: Hvert år bliver hundredvis af fondsansøgninger kasseret, fordi de ikke lever op til basale krav fra fondene. Grant Compass giver dig her deres bedste tips til at undgå klassiske fejl i arbejdet med fondsansøgninger.

Sådan øger I chancerne for at få fondsmidler med fællesansøgninger

Sådan øger I chancerne for at få fondsmidler med fællesansøgninger

SAMARBEJDE: Når organisationer går sammen om at lave fællesprojekter, kan det øge chancerne for at få fondsstøtte. Men hvis fællesansøgninger skal lykkes, kræver det blandt andet en klar rolle- og ansvarsfordeling. Her får I Egmont Fonden og Nordea-fondens råd til, hvordan I får succes med at søge fondsmidler i fællesskab.

Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet

Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet

FOLKEMØDEGUIDE: Events kan sikre omtale og effekt. Men det kræver særlig planlægning at brænde igennem med Folkemødets mere end 3.000 konkurrerende events. Her er eventmager Eva Hesses bedste råd til både analysen og drejebogen, der skal sikre, at jeres event bliver en succes.

Lær af de største bommerter på Bornholm

Lær af de største bommerter på Bornholm

GODE RÅD: Hvad sker der, når dit telt opfattes som WC, eller en partybus med unge tømmer din bar. To organisationer lukker op for posen af dyrekøbt erfaring fra Folkemødet. Denne artikel er bragt første gang 13. juni 2017.