Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Uddrag til Altinget: Civilsamfundets Videnscenter fra bogen "Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen" af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter.

KAPITEL 39: SÆT STRØM TIL ALLE PROCESSER

Brug tjeklister til at forbedre dit rutineprægede arbejde og få øje på, hvor teknologien kan tage over, så du får tid til sjovere opgaver.

Inden du letter med flyet, har piloten haft fat i den. Inden kirurgen skærer i din hud, har hun også haft fat i den. Tjeklisten, der sikrer, at de udfører den rutineprægede opgave, de står overfor, på den bedst tænkelige måde baseret på tidligere erfaringer. 

Det er ikke alt vores arbejde, der er rutinepræget, men det er nok mere, end vi lige går og tror. Hvis du kigger omkring dig, er en stor del af de opgaver, der bliver løst af dine kolleger gentagelser af processer, der er udført hundrede, måske tusindvis af gange. Så medmindre du er noget helt særligt, gælder det sikkert også dig. 

At udarbejde en god tjekliste tager tid og kræver erfaring, men ligesom piloten eller kirurgen ikke starter deres karriere med at udarbejde deres egne tjeklister, så læner de sig op ad andres erfaringer og benytter andres tjeklister. Hvordan deler I tjeklister på din arbejdsplads? 

Med Process Street kan I begynde at opbygge et socialt netværk for arbejdsprocesser, der gentages. Det er et simpelt værktøj, der både gør det nemt at dokumentere arbejdsgange og følge op på disse, men mindst lige så vigtigt også at dele de mest optimale. 

Process Street er også et uundværligt værktøj til at identificere, hvilke arbejdsprocesser der bedst bør varetages af teknologi fremover, og hvilke I fortsat skal holde tungen lige i munden og udføre selv. Sammenligneligt med piloten, der stadig lander og letter flyet, men slår autopiloten til, så snart I er i luften. 

Process Street kunne også have heddet Processbook, for det er egentlig for processer, hvad Facebook er for ansigter. Hvis din organisation benyttede sig af Process Street, ville alle jeres processer være at finde der. Du kunne eksempelvis slå op under ”Ny medarbejder ansat” og finde en række tjeklister under titlerne ”Inden den første dag”, ”Første dag” eller ”Første måned”. 

På hver af disse lister finder du opgaver, som krydses af, når en ny medarbejder starter hos jer. Det kunne være at huske at købe en buket blomster, bestille visitkort eller udstede personalekort. Opgaverne kan ydermere forbindes med Zapier, så de kan udføres med ét klik og integreres med for eksempel blomsterhandleren. 

Hvorfor er det vigtigt?
Ved at dokumentere arbejdsgange med tjeklister sikrer vi ikke blot, at kvaliteten i vores rutinearbejde er nogenlunde stabil, men vi gør det også nemmere at forbedre vores arbejde. Det være sig både ved, at nogle ting bliver tydeligt for enhver, hvor vi helt præcist spilder vores tid, men også, at det bliver nemt at sætte strøm til processerne, når først de er skriftligt dokumenteret ned til mindste detalje. 

Er du blevet nysgerrig på tjeklister som fænomen efter at have læst dette, så kan vi på det varmeste anbefale bogen ”The Checklist Manifesto” af Harvard-kirurgen Atul Gawande. 

Platform: www.process.st

“Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter er udgivet på Fat Cat Press i 2018. Bogen er 259 sider og koster 199 kroner som paperback og 99 kroner som e-bog eller lydbog.

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Næste artikel Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia
Folkemødeklar: Ti analoge råd fra den digitale ekspert

Folkemødeklar: Ti analoge råd fra den digitale ekspert

#FMDK: Har I fået bestilt de nye visitkort, planlagt den hæsblæsende debat og gjort klar til en SoMe-storm med vilde videoer, så har I forberedt jer helt forkert til årets folkemøde. Det mener den digitale ekspert Benjamin Rud Elberth, der her kommer med ti gode råd til et folkemøde nede i gear.

5 råd: Få adgang til pressen på Folkemødet

5 råd: Få adgang til pressen på Folkemødet

OMTALE: Folkemødet giver dig fire dage i juni, hvor du står ansigt til ansigt med pressen. Men hvordan skal du henvende dig med den gode historie? Det får du fem bud på her.

Fem ngo'er laver guide for bedre succes med strategiske partnerskaber

Fem ngo'er laver guide for bedre succes med strategiske partnerskaber

GUIDE: Hvis ngo’erne vil indgå stærke partnerskaber med virksomheder, skal de kommunikere bedre og tale ind i virksomhedernes forretningsforståelse. Det mener fem danske ngo’er, som sammen med eksperter i partnerskaber har lavet en guide, der skal hjælpe ngo’er til at indgå bedre partnerskaber med virksomheder.

Skyd partnerskabet i gang med et pilotprojekt

Skyd partnerskabet i gang med et pilotprojekt

GUIDE: Hvordan sikrer man, at et strategisk partnerskab mellem en virksomhed og en civilsamfundsorganisation bliver en succes og ikke ender med at være skønne, spildte kræfter? Et pilotprojekt kan hjælpe med at afgøre, om partnerskabet er indsatsen værd. Her får du gode råd til, hvordan du kan starte med et pilotprojekt.

Kom godt i gang med sociale investeringer trin for trin

Kom godt i gang med sociale investeringer trin for trin

GUIDE: De første danske pilotprojekter med sociale investeringer er sat i søen. Her får du en trin for trin-guide med gode råd til, hvordan man kommer godt i gang fra en investor og en kommune, som har kastet sig ud i det største sociale investeringspartnerskab i Danmark.

Syv gode råd: Sådan undgår små fonde irrelevante ansøgninger

Syv gode råd: Sådan undgår små fonde irrelevante ansøgninger

KOMMUNIKATION: Alt for mange små fonde bruger for mange ressourcer på at behandle ansøgninger, der ikke er relevante for deres formål. Skarpere kommunikation kan ifølge projektleder hos Grant Compass Tine Brodersen reducere irrelevante ansøgninger med op til 40 procent. Her giver hun små fonde syv gode råd til bedre kommunikation.

Til små fonde: Sådan tackler I de ekstremt lave renter

Til små fonde: Sådan tackler I de ekstremt lave renter

LAVE RENTER: Mens mange jubler over de ekstremt lave renter i disse år, er tusindvis af små private fonde i krise. De lave renter betyder nemlig, at små fondes afkast er markant reduceret. Advokat Anker Laden-Andersen kender problematikken alt for godt. Her kommer hans gode råd til at tackle de lave renter.