Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Uddrag til Altinget: Civilsamfundets Videnscenter fra bogen "Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen" af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter.

KAPITEL 39: SÆT STRØM TIL ALLE PROCESSER

Brug tjeklister til at forbedre dit rutineprægede arbejde og få øje på, hvor teknologien kan tage over, så du får tid til sjovere opgaver.

Inden du letter med flyet, har piloten haft fat i den. Inden kirurgen skærer i din hud, har hun også haft fat i den. Tjeklisten, der sikrer, at de udfører den rutineprægede opgave, de står overfor, på den bedst tænkelige måde baseret på tidligere erfaringer. 

Det er ikke alt vores arbejde, der er rutinepræget, men det er nok mere, end vi lige går og tror. Hvis du kigger omkring dig, er en stor del af de opgaver, der bliver løst af dine kolleger gentagelser af processer, der er udført hundrede, måske tusindvis af gange. Så medmindre du er noget helt særligt, gælder det sikkert også dig. 

At udarbejde en god tjekliste tager tid og kræver erfaring, men ligesom piloten eller kirurgen ikke starter deres karriere med at udarbejde deres egne tjeklister, så læner de sig op ad andres erfaringer og benytter andres tjeklister. Hvordan deler I tjeklister på din arbejdsplads? 

Med Process Street kan I begynde at opbygge et socialt netværk for arbejdsprocesser, der gentages. Det er et simpelt værktøj, der både gør det nemt at dokumentere arbejdsgange og følge op på disse, men mindst lige så vigtigt også at dele de mest optimale. 

Process Street er også et uundværligt værktøj til at identificere, hvilke arbejdsprocesser der bedst bør varetages af teknologi fremover, og hvilke I fortsat skal holde tungen lige i munden og udføre selv. Sammenligneligt med piloten, der stadig lander og letter flyet, men slår autopiloten til, så snart I er i luften. 

Process Street kunne også have heddet Processbook, for det er egentlig for processer, hvad Facebook er for ansigter. Hvis din organisation benyttede sig af Process Street, ville alle jeres processer være at finde der. Du kunne eksempelvis slå op under ”Ny medarbejder ansat” og finde en række tjeklister under titlerne ”Inden den første dag”, ”Første dag” eller ”Første måned”. 

På hver af disse lister finder du opgaver, som krydses af, når en ny medarbejder starter hos jer. Det kunne være at huske at købe en buket blomster, bestille visitkort eller udstede personalekort. Opgaverne kan ydermere forbindes med Zapier, så de kan udføres med ét klik og integreres med for eksempel blomsterhandleren. 

Hvorfor er det vigtigt?
Ved at dokumentere arbejdsgange med tjeklister sikrer vi ikke blot, at kvaliteten i vores rutinearbejde er nogenlunde stabil, men vi gør det også nemmere at forbedre vores arbejde. Det være sig både ved, at nogle ting bliver tydeligt for enhver, hvor vi helt præcist spilder vores tid, men også, at det bliver nemt at sætte strøm til processerne, når først de er skriftligt dokumenteret ned til mindste detalje. 

Er du blevet nysgerrig på tjeklister som fænomen efter at have læst dette, så kan vi på det varmeste anbefale bogen ”The Checklist Manifesto” af Harvard-kirurgen Atul Gawande. 

Platform: www.process.st

“Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” af Stine Mølgaard og Jacob Bøtter er udgivet på Fat Cat Press i 2018. Bogen er 259 sider og koster 199 kroner som paperback og 99 kroner som e-bog eller lydbog.

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller Næste artikel Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia
Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

KRISEHJÆLP: Poul Due Jensens Fond har til en vis grad måttet lægge mantraer om god processtyring til side for lynhurtigt at kunne støtte coronarelaterede projekter. Når året er omme vil cirka 75 procent af pengene være gået til projekter relateret til coronakrisen. Kim Nøhr Skibsted giver her indblik i, hvordan krisehåndtering ser ud fra maskinrummet i en fond.

Stine Bosse om civilsamfundet efter corona: Flere fusioner og ingen lette penge

Stine Bosse om civilsamfundet efter corona: Flere fusioner og ingen lette penge

CORONALÆRING: Erhvervskvinden Stine Bosse ser tilbage på tre måneders krisehåndtering i diverse bestyrelser. Hun ser et civilsamfund med behov for flere fusioner, mindre greenwashing og meget mere fokus på virksomhedspartnerskaber med reel impact for begge parter. Og så er det i øvrigt slut med nemme penge og dovne bestyrelser, mener hun.

Bliv sponsor

Bliv sponsor

BIDRAG: Støt Civilsamfundets Videnscenters arbejde med at kapacitetsopbygge og sikre videndeling i det danske civilsamfund.

Videnscenteret Live

Videnscenteret Live

VÆR MED: Styrk dit netværk til vores åbne arrangementer, hvor vi debatterer emner, der er aktuelle for civilsamfundet.

Overblik: Sådan har coronakrisen presset det globale civilsamfund

Overblik: Sådan har coronakrisen presset det globale civilsamfund

UNDER PRES: Censur, overvågning, indskrænkning af forsamlingsfrihed og tilbageholdelse af aktivister. Coronakrisens undtagelsestilstande har presset civilsamfundet i mange dele af verden og indskrænket civilsamfundets globale råderum. Mandeep Tiwana, som er programchef i den globale alliance af civilsamfundsorganisationer, Civicus, giver her en overflyvning. 

Gode råd: Lær af Dansk Røde Kors’ indsats under coronakrisen

Gode råd: Lær af Dansk Røde Kors’ indsats under coronakrisen

EN HJÆLPENDE HÅND: At lave informationskampagne eller drive egentlige sygehuse og sundhedsklinikker i udviklingslande er ikke noget, man bare lige gør. Og slet ikke når en krise raser. Her fortæller Dansk Røde Kors om at navigere i en verdensomspændende pandemi og giver gode råd, hvis du vil gøre en forskel ude i verden.

Sådan faciliterer du det gode virtuelle møde

Sådan faciliterer du det gode virtuelle møde

MØDELEDELSE: Møderne er rykket online, og tekniske vanskeligheder og sociale barrierer skal håndteres rundtom i det civile Danmark. Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt en professionel mødeledeler om hans bedste bud på god virtuel mødeledelse i en coronatid. Så hæng på, og bliv dus med alt fra energizers til break-outs og dyk ned i den store guide om virtuelle møder.

Sådan holder Aalborg Kommune hånden under sit foreningsliv

Sådan holder Aalborg Kommune hånden under sit foreningsliv

BEST PRACTICE: Forvaltningen i Aalborg Kommune fik hurtigt politisk opbakning til at komme økonomisk trængte foreninger og ngo’er til hjælp under coronakrisen. Lær her af, hvordan Aalborg Kommune tackler de udfordringer, covid-19 har medført for civilsamfundet.

Dansk Blindesamfund ringer til 7.000 medlemmer: “De skal vide, vi er der for dem”

Dansk Blindesamfund ringer til 7.000 medlemmer: “De skal vide, vi er der for dem”

DINGELING: Da Mette Frederiksen 11. marts lukkede Danmark ned, besluttede Dansk Blindesamfund at ringe til samtlige 7.000 medlemmer for at høre, hvad organisationen kunne gøre for dem. "De her samtaler er så værdifulde, at det er svært at sætte ord på," fortæller en regionskonsulent. Her er Dansk Blindesamfunds lavpraktiske håndtering af coronakrisen.