Få succes med jeres folkemødeevent: Smid direktøren ud og slagt kæmpepanelet

FOLKEMØDE: Vil I have ministerbesøg ved jeres folkemødeevent, så drop den egocentriske enegang, og slå jeres events sammen med andre organisationer. Sådan lyder et af rådene fra kommunikationsbureauet Operate, der deler fem konkrete råd til det gode eventsamarbejde.

Konkurrencen om deltagerne ved Folkemødet er velkendt. Og med 3.000 events på mindre end 4 dage er det er tætpakket program, hvor kun de kløgtige får succes.

3.300 events blev fra 2017 til 2018 reduceret til 3.000 events på årets Folkemøde, og det skyldes blandt andet flere samarbejder mellem arrangørerne, fortæller Anthon A. Nødskov, kommunikationsrådgiver hos Operate og ansvarlig for 'Folkemødeanalysen', som Operate laver i samarbejde med Foreningen Folkemødet.

Analysen for 2018 viser en klar tendens til et øget samarbejde, hvor næsten hver fjerde event er lavet i samarbejde mellem to eller flere arrangører. I Operates rådgivende del af organisationen er det da også noget, man anbefaler mange af kunderne.

“De får simpelthen mere ud af at samarbejde, og det koster dem mindre,” siger Anthon A. Nødskov.

Her er Operates fem råd til det gode samarbejde om events på Folkemødet 2019:

1. Drop ene-eksponeringen, og husk kontrakten
I skal være enige om ambitionsniveauet. Skal I samarbejde om ét event af en times varighed eller en hel eftermiddag? Samarbejde betyder højere udbytte på alt andet end direkte dialog med brugerne. Et godt samarbejde kræver til gengæld, at I dropper drømmen om stor ene-eksponering. Aftal i stedet fælles rammer for beachflag, flyers, reklame fra frontpersoner osv. Ingen skal føle sig presset helt ud af scenen – eller efterladt med alt arbejdet.

Der kan være meget på spil for hver samarbejdspartner, så det er vigtigt at have en klar aftale om spillereglerne og forventninger – måske endda nedfældet på papir. Det kan være meget banale ting, såsom hvor meget I hver især reklamerer for jer selv, hvem sørger for hvad, hvad forventer vi os af tonen. Når organisationer har et interessefællesskab, kan der også let være interesseforskelle eller interessekonflikter. Derfor er tonen værd at få afklaret på forhånd.

2. Smæk døren i for direktøren: Lav en beslutningsdygtig arbejdsgruppe
Handlekraft er den vigtigste valuta i folkemødeforberedelsen. Samarbejder drukner i projektledelse, hvis ikke I skaber en effektiv arbejdsgruppe. Sørg for at få ledelsesgodkendelse på de vigtigste beslutninger, og rens derefter processen for direktører og formænd, der aldrig har tid til at mødes. Jeres arbejdsgruppe (tre-fire personer) skal have tid, mandat – og gerne engagerede studenter i lokalet.

3. Slå jer op som et bredt fællesskab: Jeres stærkeste våben er jeres multiplicerede netværk
Som fællesskab kan I skabe en fornemmelse af, at det er her, det sker i jeres branche. Ministeren skal vælge mellem mange lignende events, men vil selvfølgelig være mere tilbøjelig til at vælge det, hvor hele branchen inviterer. Med flere organisationer har I også en seriøs netværks-fordel i forhold til at samle de relevante aktører. Forpligt for eksempel hinanden på, at I hver især inviterer 50 interessenter personligt. Forhåbentligt inviteres nogle mere end én gang.

4. Død over kæmpe-panelet: Lad vær med at stille alle frontpersonerne op på en lang række
Kæmpepaneler er lige så kedelige, som de er spild af alles tid. Hvis alle skal til orde, når hver person at tale en-to gange – og sammenhængen i debatten forsvinder. Det er fint at høre mange forskellige, men så skal de ikke alle stå i panelet. Hvis I er fire organisationer, så drop panelet med minister, oppositionspolitiker, fire talspersoner og en caseperson. Alle kan sagtens komme bedre til orde i mere underholdende formater: Et 45 minutters ministerinterview, hvor der kommer forskellige spørgere ind undervejs; en quiz, hvor I deles op i to eller tre hold; eller blot ”runder” i debatten, hvor hver runde har et nyt panel af maksimalt tre personer.

5. Med større vægt følger større ansvar: Lav et reelt verdensmålsbidrag
Folkemødet har besluttet, at FN's verdensmål skal være hovedtema, og arrangører har derfor en fantastisk platform for at tænke verdensmålene ind i deres events. Så hvis I for eksempel er fem organisationer om ét event, har I et fælles ansvar for at levere et reelt bidrag til verdensmålene i det. Her kan I med fordel fokusere på at konkretisere i stedet for at hæve barren, for I kommer ikke til at redde hele verden.

Men kan I samle ny viden om ligestilling på jeres område og levere det til ministeren? Kan I kickstarte en indsats for at sætte fokus på et bestemt sundhedsproblem i jeres sektor? Kan I blive enige om at se på et gammelt konkret stridsmål med nye briller? Det gør en forskel, og det konkrete vil altid blive mere belønnet end det uhåndgribelige og gå lettere i pressen og på sociale medier. Med et større samarbejde har I kræfterne til at løfte det ud over rampen.

Forrige artikel Har I husket at kryptere jeres mails med personoplysninger? Det er faktisk et krav Har I husket at kryptere jeres mails med personoplysninger? Det er faktisk et krav Næste artikel Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet
Civilsamfundets Videnscenter udvider

Civilsamfundets Videnscenter udvider

VERSION 2.0: Fra i dag kan du gå på opdagelse i Civilsamfundets nye, udvidede videnscenter. Ud over et stort udvalg af guideartikler og redskaber kan du fremover få overblik over ny civilsamfundsforskning og finde undervisningsmaterialer til din forening eller organisation.

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

BOGGUDDRAG: Med digitale afstemninger kan civilsamfundsorganisationer inddrage flere i beslutningsprocesserne og skabe en mere inkluderende frivillighedskultur. Jacob Bøtter er forfatter til bogen Fuck it, Ship it som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

BOGUDDRAG: Skab bedre videndelingen og erfaringsudveksling med jeres egen Wikipedia, som alle medarbejdere og frivillige let kan bidrage til. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

PERSONDATA: Når I hører ordet 'GDPR', tænker mange af jer muligvis: "Det har vi indført. Det er vi færdige med." Men at sikre persondatasikkerhed er et vedvarende arbejde, som skal vedligeholdes. Her får I to tjeklister, som I kan bruge til at sikre, at de gode GDPR-vaner bliver holdt ved lige i jeres forening.

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

Undgå klassiske faldgruber i fondsansøgninger

Undgå klassiske faldgruber i fondsansøgninger

FUNDRAISING: Hvert år bliver hundredvis af fondsansøgninger kasseret, fordi de ikke lever op til basale krav fra fondene. Grant Compass giver dig her deres bedste tips til at undgå klassiske fejl i arbejdet med fondsansøgninger.

Sådan øger I chancerne for at få fondsmidler med fællesansøgninger

Sådan øger I chancerne for at få fondsmidler med fællesansøgninger

SAMARBEJDE: Når organisationer går sammen om at lave fællesprojekter, kan det øge chancerne for at få fondsstøtte. Men hvis fællesansøgninger skal lykkes, kræver det blandt andet en klar rolle- og ansvarsfordeling. Her får I Egmont Fonden og Nordea-fondens råd til, hvordan I får succes med at søge fondsmidler i fællesskab.

Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet

Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet

FOLKEMØDEGUIDE: Events kan sikre omtale og effekt. Men det kræver særlig planlægning at brænde igennem med Folkemødets mere end 3.000 konkurrerende events. Her er eventmager Eva Hesses bedste råd til både analysen og drejebogen, der skal sikre, at jeres event bliver en succes.

Lær af de største bommerter på Bornholm

Lær af de største bommerter på Bornholm

GODE RÅD: Hvad sker der, når dit telt opfattes som WC, eller en partybus med unge tømmer din bar. To organisationer lukker op for posen af dyrekøbt erfaring fra Folkemødet. Denne artikel er bragt første gang 13. juni 2017.