Jurist: Fremtidens embedschef tør delegere og har mennesketække

Af Jannik Skadhauge Sano
Cand. jur.

Diskussionen om, hvad den ideelle embedsmand eller –kvinde skal kunne for at agere i fremtidens danske forvaltning, er helt berettiget.

Lige så vigtig er diskussionen om, hvordan fremtidens sekretariats-, kontor- eller afdelingschef får det bedst mulige ud af sine fuldmægtige.

Da de fleste embedsenheder arbejder i teams, hvad enten det sker i et departement, en kommune, en styrelse eller i et nævnssekretariat, afhænger resultaterne af gruppens evne til at samarbejde hensigtsmæssigt.

Det er klart, at det her spiller en afgørende rolle, hvordan kommunikationen og ansvarsfordelingen mellem chef og fuldmægtige er. Ofte er det de befuldmægtigede embedsmænd, som skal sparke boldene det sidste stykke i mål, føre de trufne beslutninger det sidste stykke vej ud i livet, sætte de sidste kommaer eller give besked til de virksomheder eller borgere, som har henvendt sig til myndigheden.

I den fase er det afgørende for effektiviteten, om ledelsen agerer med fuld tiltro til embedsværket, eller om kontrol- og sikkerhedshensynene vejer tungest.

Den leder, der har mod til at løbe den risiko, det er at stole på sine underordnedes evner til at anlægge faglige skøn, kunne skabe embedsmæssige resultater og fine sagsbehandlingsstatistikker.

Jannik Skadhauge Sano
Cand. jur.

Behov for intern delegation i det offentlige
Når det offentlige undertiden har rygte for at være langsommelig i sin arbejdsgang, skyldes det dels en modvilje mod at delegere beslutningskompetence internt i myndighederne, dels et stærkere fokus på hierarki end på det, der fremmer effektiviteten.

I lyset af de sparekrav, der hvert år pålægges alle offentlige instanser, vil der være behov for en ledelse eller en arbejdskultur, som vedvarende fremmer effektiviteten i organisationerne.

Principielt set begrænses alle offentlige myndigheder af, at alle beslutninger skal være clearet eller skal godkendes opad i hierarkiet, inden de effektueres.

Det system hviler på et demokratisk synspunkt om, at ingen forvaltning med politisk magt i ryggen vilkårligt skal kunne tage beslutninger af stor betydning.

Alligevel må og skal myndighederne finde en arbejdsmåde, som gør det lettere og mindre bureaukratisk at være embedsmand.

Det gælder navnlig for de offentlige opgaver, hvor outputtet er skriftligt, og hvor ressourceforbruget til kvalitetstjek af formelle detaljer ikke står mål med disses betydning for aftagerne.

Der er ikke tid og ressourcer til at arbejde efter grundsætningen om, at tillid er godt, men sikkerhed bedre.

Betydningen af menneskekendende ledere
Den leder, der har mod til at løbe den risiko, det er at stole på sine underordnedes evner til at anlægge faglige skøn, kunne skabe embedsmæssige resultater og fine sagsbehandlingsstatistikker.

Men ikke blot skal der mod til at delegere, resultatskabelsen kræver også en god forståelse for især medarbejdernes personlige kompetencer.

Den indlevende embedschef, der ved, hvor og hvornår de enkelte fuldmægtige performer godt, kan få en tilsyneladende ikke-homogen gruppe af embedsmænd til samlet set at levere.

Det kan sammenlignes med den effekt, en god træner kan have på et professionelt fodbold- eller håndboldholds chancer for at vinde. Selv i sportsverdenen ser man, at de gode chefer har respekt for deres begrænsning til at råde om de hurtige beslutninger, der skal tages i et splitsekund på banen. Men også Apples Steve Jobs citeres som fortaler for intern delegation. 

Chefernes samarbejde er også vigtigt
Mange forvaltningsenheder udgør afgrænsede teams, der dels har en såkaldt teamleder, der uformelt er sjakbajs, dels har en kontor- eller sekretariatschef, der i sidste ende er ansvarlig for beslutningerne.

Hvor den konstruktion eksisterer, vil det af hensyn til embedsværkets effektivitet ligeledes være afgørende at begrænse kravet om, at alle beslutninger skal igennem to ledelseslag, før de kan effektueres.

I hvert fald må der gælde en form for proportionalitetsstandard, når det skal vurderes, om en fuldmægtig selvstændigt kan afslutte opgaven.

For det gælder gennemgående, at embedsværkets effektivitet vil blive begrænset, hvis der ikke er en formodning om, at disse har kompetence til at træffe de rigtige beslutninger.