KMD: Offentlige it-udbudsprocesser bør være simple og mere fleksible

Af Kim Tidemann Jørgensen og Michael Füssel Breyen
Hhv. vicedirektør og vicedirektør, KMD

I Danmark har vi nogle af verdens mest komplekse regler for offentlige udbud, hvilket skal skærpe konkurrencen og forhindre korruption – og det er selvfølgelig godt.

Men rigide processer hæmmer i stedet konkurrencen og øger risikoen for, at de offentlige kunder ikke får de bedst mulige it-løsninger, fordi detaljerede kravspecifikationer uden mulighed for løbende justeringer bremser innovationen.

Samtidig bruger alle parter i udbudsprocessen flere ressourcer end tidligere, uden at det endelige resultat er væsentligt forbedret.

Dialogbaseret udbud er fordyrende
Den tre år gamle udbudslov står over for en justering, og der er plads til forbedringer.

Mulighederne for eksempelvis udbud efter forhandling og dialogbaseret udbud er på papiret gode og positive, for mere dialog undervejs i udbudsprocessen burde øge chancen for at levere de bedste it-løsninger til den rigtige pris.

Processerne bliver ofte rigide, og der er stor usikkerhed om, hvorvidt den offentlige kunde juridisk må eller kan tilpasse et udbud, når der undervejs i den løbende dialog opstår behov for det.

Kim Tidemann Jørgensen og Michael Füssel Breyen
Hhv. vicedirektør og vicedirektør, KMD

I virkeligheden har reglerne dog primært betydet, at vi får mere udstrakte tilbudsprocesser, som er fordyrende og ressourcekrævende på begge sider af bordet – hvor både kunden og leverandører investerer tusindvis af timer.

Processerne bliver ofte rigide, og der er stor usikkerhed om, hvorvidt den offentlige kunde juridisk må eller kan tilpasse et udbud, når der undervejs i den løbende dialog opstår behov for det. Det betyder, at der kun i begrænset omfang bliver ændret i det oprindelige udbudsmateriale trods dialogen.

Dertil kommer, at de fleste udbudsmaterialer er meget detaljerede og sjældent giver plads til at tilbyde alternative og innovative løsninger på de forretningsmæssige problemer, som kunden ønsker løst.

Gør manøvrerum nemt
Drømmescenariet for en ny, moderne udbudslov vil være at gøre det så nemt som muligt at komme i dialog i en simplere proces med mere manøvrerum mellem parterne – selvfølgelig uden at kompromittere konkurrencen.

En mere agil proces vil åbne for mere kreativitet på leverandørsiden, især hvis leverandørerne kan kommentere en foreløbig udgave af udbudsmaterialet.

Dialog og kommentarer undervejs i udbudsprocessen kan derefter ændre udbudsmaterialet, fordi den offentlige kunde skal have klare regler og best practice at læne sig op ad.

Når det gælder it-løsninger, bevæger verden sig i hastigt tempo imod cloud-baserede standardløsninger og software as a service. Det skal vi naturligvis også kunne håndtere i de offentlige udbud, men det risikerer meget detaljerede udbud at bremse.