Robotter skal hjælpe med fremtidens asyl- og opholdssager

Budgetanalyser bestilt af Finansministeriet kan få smilet til at stivne på mangen en styrelsesdirektør.

Blandt dem, der sidste år fik afdækket mulige effektiviseringer, var Udlændingestyrelsen.

Men her mener direktør Niels Henrik Larsen, at en budgetanalyse også kan ses som en rammefastlæggelse og løftestang til fremtiden.

“Nu har vi været så heldige at få et resultat af vores budgetanalyse, der selvfølgelig stiller krav, men som samtidig giver os garantier for, at der følger nogle penge med til at opfylde disse. Så på den måde er resultaterne af en budgetanalyse også en fremtidssikring, som er ekstremt vigtig for en meget konjunkturafhængig styrelse som os,” siger han.

Selvfølgelig udfordrer den her snak om mere målstyring nogle, men når kulturen er til, at man godt kan tale sammen om det, så oplever vi det faktisk som en frugtbar proces.

Thomas Mortensen
Kontorchef, Udlændingestyrelsen

Altinget er taget til Udlændingestyrelsens domicil i København for at tale om fremtiden med udgangspunkt i den nylige budgetanalyse og styrelsens mål- og resultatplan for 2019.

Robotterne kommer
Det er en fremtid, hvor Udlændingestyrelsen skal sætte turbo på sin digitalisering, og det kan med fordel ske ved på flere områder at indføre robotteknologi i løbet af de kommende år.

Det bliver ikke mig, der kommer til at erstatte 600 mennesker med 600 robotter, for det tror jeg ikke på. Men jeg vil gøre medarbejderne endnu bedre ved at bruge digitalisering, det er det, der er tanken.

Niels Henrik Larsen
Direktør, Udlændingestyrelsen

Styrelsen har allerede gennemført et pilotprojekt med brug af robotter til at behandle opholdskort. Sammen med andre faktorer gør det Udlændingestyrelsen velegnet til på lang sigt systematisk at arbejde med robotteknologi.

Sådan lyder det i en budgetanalyse, som Altinget har fået aktindsigt i, udarbejdet af Struensee & Co. samt Zangenberg & Company, der forudser, at robotterne på længere sigt vil kunne sikre styrelsen tocifrede millionbesparelser. 

Allerede inden for de næste par år skal Udlændingestyrelsen gerne have indført robotter til at udføre delprocesser inden for opholdskort, fakturering og behandling af processer i familiesammenføringssager, fremgår det af styrelsens mål- og resultatplan for 2019.

Det er dog langtfra ensbetydende med, at robotter kommer til at klare al sagsbehandling, pointerer Niels Henrik Larsen.

“Jeg er ikke af den skole, der ser, at robotter kommer til at afløse alle mine medarbejdere inden for en årrække. Der er så stor brug for tankens arbejde i det her hus, fordi vi har så komplekse sager og svære skøn. Men jo, teknologien vil helt klart kunne hjælpe os med nogle konkrete delprocesser i sagsbehandlingen,” siger han.

Budgetanalyse som pejlemærke
Men om robotter kommer til at være alle digitale svar om et par år, er umuligt at sige, mener Niels Henrik Larsen, der påpeger, at den meget hurtige teknologiske udvikling kan betyde, at der lige såvel kan opstå andre digitale muligheder.

“Når vi skal afrapportere ved årets udgang og de kommende år, så håber og tror jeg, at vi vil blive bedømt på, om vi overordnet har sikret en sagsbehandling, der betyder, at den enkelte sag kan løses bedre, billigere og hurtigere end i dag,” siger Niels Henrik Larsen.

Budgetanalysen har et femårigt sigte, som Niels Henrik Larsen først og fremmest ser som et pejlemærke.

“Den måde, som jeg læser og vil bruge budgetanalysen på, er, at vi i endnu højere grad skal kigge på de teknologiske muligheder, der er for at automatisere processer på vores store sagsområder. Så budgetanalysen sætter en klar retning, men det er omvendt ikke en analyse, der fuldstændig blindt rammestyrer os,” siger Niels Henrik Larsen.

Omskiftelige rammevilkår
Omstilling, digital eller ej, er ikke uvant for Udlændingestyrelsen. 

Det er et område, hvor der med kort varsel kan ske pludselige og store udsving, hvorfor det kan være svært at forudsige antallet af sager.

Det illustreres nok bedst med et tilbageblik på 2015, hvor flere end 20.000 søgte om asyl. Året efter faldt tallet til lidt over 6.200 asylansøgere.

"Vores konjunkturer og opgaver kan ændre sig ganske voldsomt over kort tid. Der er vist ingen, der præcist ved, hvorfor vi så den udvikling, der skete i Europa og Danmark i 2015. Det er et af de specielle rammevilkår, vi arbejder under i Udlændingestyrelsen," forklarer Niels Henrik Larsen.

Styrelsen behandler cirka 80 sagstyper inden for områder som asyl, familiesammenføring, ophold, visum, forlængelser og udvisninger. Det er her, mange udlændinges ret til besøg og ophold i Danmark bliver afgjort.

Med mere end 100 stramninger gennemført på udlændingeområdet i denne regeringsperiode har den politiske og offentlige bevågenhed de senere år været stor.

Samtidig har styrelsen skullet omstille sig fra særligt at behandle sager vedrørende nyankomne asylansøgere over mod sager vedrørende udlændinge, der allerede opholder sig i Danmark.

Udflytning stiller nyt it-krav
På tilsvarende vis er Udlændingestyrelsen med sin digitale udvikling nødt til at være parat til at flytte sig nye steder hen, samtidig med at it-systemer og andet skal kunne håndtere nye regler, nye datakrav og fungere i samspil med store EU-systemer.

“Vi er godt med og har brugt it i lang tid, men det er også et meget komplekst landskab, vi ser ud over, med mange it-systemer, der taler sammen nationalt og internationalt, så vi vil også gå til denne opgave med en vis varsomhed,” understreger Niels Henrik Larsen.

Den digitale rejse handler da heller ikke kun om robotter, men om alt lige fra fortsat at digitalisere ansøgningsblanketter til at kompetenceudvikle medarbejderne.

Udlændingestyrelsen skal i 2020 flytte fra København til Næstved. I et forsøg på at fastholde flest mulige medarbejdere har styrelsen indført en fleksibilitetspakke, der blandt andet giver medarbejderne mulighed for som udgangspunkt at have en hjemmearbejdsdag om ugen og under visse betingelser at kunne bruge togrejsen som arbejdstid. 

“Så en af vores helt centrale digitaliseringsopgaver lige i øjeblikket handler om at lære alle vores medarbejdere at arbejde effektivt digitalt på distancen. At vi for eksempel stadig kan drøfte sagerne eller på anden måde videndele på en dag, hvor tyve procent af medarbejderne arbejder hjemme,” siger Niels Henrik Larsen.

Mål for enkelte medarbejdere
Et andet hovedspor i den udarbejdede budgetanalyse handler om “næste generation af driftsstyring”.

Ifølge konsulentbureauerne har Udlændingestyrelsen allerede en stærk driftsstyring, men identificerer et potentiale for et øget fokus på blandt andet individuel medarbejderproduktivitet.

Konsulentbureauerne konstaterer eksempelvis, at “der ses et potentiale ved at løfte medarbejderproduktivitet for de lavest performende medarbejdere”.

Kan man få de 20-30 procent lavest performende løftet til et niveau, der matcher laveste medarbejder blandt de øverste 70 til 80 procent, så kan der opnås et økonomisk potentiale på omkring fem årsværk.

Analysen peger på flere mulige tiltag såsom øget brug af tidsbegrænset specialisering, reduktion af ledelsesspænd for udvalgte kontorer, ændret rolle for teamkoordinatorer samt øget brug af produktions- og produktivitetsmål på medarbejderniveau.

Mål for de enkelte medarbejdere er noget, der nogle steder ville få paraderne op, men Niels Henrik Larsen vurderer ikke, at det vil give en dårlig smag i munden på de ansatte i Udlændingestyrelsen.

Det skyldes, at man allerede har gode erfaringer med at opstille klare produktionsmål, enten på kontorniveau, på teamniveau eller helt ned på mål for gennemsnitligt antal sager per medarbejder.

En frugtbar proces
Derfor eksisterer der en modenhed i organisationen til at tale om og arbejde videre med produktivitetsmål, uden at det ender i en diskussion for eller imod new public management, mener Niels Henrik Larsen.

Han suppleres af kontorchef Thomas Mortensen, der forklarer, at kritikken af new public management ofte kan handle om, at mål er blevet koblet fra, hvad der giver mening for de enkelte medarbejdere. At medarbejdere føler, at målene kun er til for målenes skyld.

Selv om en stor del af målene kommer oppefra, så har man i Udlændingestyrelsen forsøgt at inddrage medarbejderne i arbejdet med målstyring.

“Selvfølgelig udfordrer den her snak om mere målstyring nogle, men når kulturen er til, at man godt kan tale sammen om det, så oplever vi det faktisk som en frugtbar proces, som jo også skal spille ind til digitaliseringen og procesoptimeringen af arbejdsgangene,” siger Thomas Mortensen.

For både medarbejdere og ledelse handler øget fokus på produktivitetsmål om at sikre en god kvalitet i arbejdet forstået som rigtige afgørelser på det rigtige tidspunkt til den rigtige pris, fortæller Niels Henrik Larsen.

“Der, hvor det kan gå galt, er måske, hvis man som ledelse forsøger at driftsstyre medarbejderne. Det handler for mig om, at ledelsen og medarbejderne i fællesskab kan driftsstyre sagerne,” siger Niels Henrik Larsen og tilføjer: 

“Det er klart, at man nok kan rendyrke målstyring i sådan en grad, at medarbejderne til sidst står af. Balancen er efter min opfattelse at få driftsstyring til at være noget, som medarbejdere også ser værdien i, fordi de selv er en del af det. Så for os er det her et fælles projekt om at lave god sagsbehandling.”

Muligheden for succes – og fiasko
På samme vis er robotter heller ikke noget, styrelsen vil snige ind om natten i et forsøg på at udmanøvrere de ansatte.

“Det bliver ikke mig, der kommer til at erstatte 600 mennesker med 600 robotter, for det tror jeg ikke på. Men jeg vil gøre medarbejderne endnu bedre ved at bruge digitalisering, det er det, der er tanken,” siger Niels Henrik Larsen.

En ting er uomtvisteligt: Digitalisering er for længst nået helt ind på ledelsesgangen i Udlændingestyrelsen.

“Digitalisering er lidt som et damoklessværd over hovedet, for det er noget, man let kan kikse med. Men det er samtidig også det, der gør, at vi kan lykkes med vores opgaver over for brugerne og samfundet," siger Niels Henrik Larsen.