Debat

Det har vi lært under corona-krisen: Spilleregler for vores online fællesskaber

GODE RÅD: Online fællesskaber bliver aldrig en fuldstændig erstatning for fysisk samvær. Men det er muligt at skabe nærvær bag skærmene. Ruth Gøjsen fortæller, hvad DeltagerDanmark har lært i de første uger med corona. 

"Vi har erfaret, at vi som arbejdsfællesskab stadig både kan græde og grine sammen i online møder," skriver Ruth Gøjsen. 
"Vi har erfaret, at vi som arbejdsfællesskab stadig både kan græde og grine sammen i online møder," skriver Ruth Gøjsen.  Foto: Colourbox
Dette indlæg er alene udtryk for skribentens egen holdning. Alle indlæg hos Altinget skal overholde de presseetiske regler.

Af Ruth Gøjsen
Chefkonsulent, DeltagerDanmark

 

“Vi skal stå sammen ved at holde afstand.”

Sådan sagde vores statsminister, da hun 11. marts lukkede landet ned. Siden har de fleste af os befundet os i varierende grader af kaos: Hvad sker der med vores hjemmeliv når vi enten bliver isoleret alene, eller sammen med vores familier, som vi normalt kun er sammen med morgen og aften? Hvad sker der med vores relationer og venskaber, når vi ikke længere må give et knus, invitere på et glas vin eller en kop kaffe? Og hvad sker der med vores organisationer, når vi ikke længere kan forbinde os til vores kollegaer ved fysisk at mødes, og se hinanden i øjnene? Og når vi ikke længere kan mødes med samarbejdspartnere og medlemmer, og udføre centrale dele af vores normale opgaver?

De spørgsmål er vi alle sammen i større eller mindre grad i gang med at forholde os til, og nogle af dem kender vi nok først svaret på, når vi kommer om på den anden side af corona-krisen.

Hos os i DeltagerDanmark har læringskurven været ekstrem stejl, når det kommer til at finde digitale løsninger på vores arbejde. Men ligeså stille begynder vi at finde nogle holdepunkter, som vi gerne vil dele med resten af jer.

Nærværende fællesskaber bag skærmen
Dagen før Mette Frederiksen lukkede Danmark ned, havde vi allerede selv taget beslutningen om at konvertere vores kontor til hjemmearbejdspladser.

For når man lever af at samle forskellige mennesker hver dag, bliver smittekæden hurtigt en uoverskueligt størrelse. Så hjemmearbejdspladserne var sat op.

Inden corona-krisen var vi allerede igang med at planlægge et digitalt stormøde for 1000 deltagere i maj. Så derfor var vi også gearet til at skulle afvikle aktiviteter online. Men når kernen i ens virke er at skabe fællesskaber, kan man så uproblematisk gøre det samme online - kan man bygge lige så nærværende fællesskaber bag skærmen?

Det helt korte svar er nej. Online samvær kommer aldrig til fuldstændigt at kunne erstatte fysiske møder. En lille ting, som at man ikke kan få rigtig øjenkontakt i videomøder spiller en stor rolle. Stemninger og små signaler i kropssproget er også langt vanskeligere at opfange og afgive på videomøder. Så store dele af det, som vi normalt opfatter med vores sociale intelligens er under pres. Det gør noget ved hvad og hvordan vi kan kommunikere.

Det lidt længere svar er ja, til dels. For vi kan faktisk komme rigtig langt online. Vi har over de sidste tre uger erfaret, at vi som arbejdsfællesskab stadig både kan græde og grine sammen i online møder, og vi har også oplevet, hvordan vi fik skabt rammerne for, at 60 fagforeningsaktive i Dansk Magisterforening kunne mødes online til udviklende og produktive samtaler. Ligesom vi har trænet 50 frivillige og ansatte fra Dfunk i online værktøjer.

Lav online udgaver af fysiske aktiviteter
Vores erfaring er, at en lang række af de ting, som mange lige nu aflyser, faktisk godt kan konverteres til online versioner, og vi har netop nu, måske mere end før, brug for holde fast i versioner af normalitet og i at mødes. Så derfor er vores budskab til alle arbejdspladser, foreninger og frivillige fællesskaber: Lad vær med at aflyse jeres møder og arrangementer. Sæt barren lidt lavere for jeres møder, og se om I så ikke kan mødes alligevel online.

Men det kræver selvfølgelig noget af os. Mere disciplin, tydeligere rammer og styr på teknikken. Til at hjælpe dig i gang med de online møder har vi derfor udarbejdet 12 gode råd til, hvordan man kommer godt i mål. Dem kan du se i boksen til højre. 

Det kræver gentænkning af formater at gøre det online, og det kræver måske også, at man laver nye formater. Vi ved, at en stor del af danskerne tynges af ensomhed og isolation netop nu. Derfor har vi udviklet en online workshop for dem, som hungrer efter fællesskab og nærhed og har brug for at udvikle life hacks i en meget usædvanlig tid.

Du kan se formatet her. Og hvis du kan bruge det i dit daglige arbejde, så anbefaler vi dig at stjæle med arme og ben.

Og hvad har vi så selv lært de seneste uger?
At slippe kreativiteten løs er faktisk en af de ting, vi har lært, og at vi godt kan udvikle sammen, selvom vi ikke sidder med flipcharts, tuscher og post-its.

Vi har fundet stor i hjælp i programmet Mural, som er et værktøj til at skabe visuelt overblik og fungerer som en online erstatning for post-its, whiteboards og flip charts. Det gode er, at man kan brainstorme mange brugere i det samtidig, indsætte billeder og links og gemme plancher, som udvikler sig, mens vi bliver klogere i brainstormen. 

Derudover har vi lært, at vi kan fortsætte med at afvikle langt flere ting, end vi troede, hvis vi og andre tør. Vi har lært, at vi lærer rigtig hurtigt, når vi skal. Og at vi har brug for at tjekke mere ind end vanligt. Derfor mødes vi hver morgen klokken 9 på videomøder, arbejder løbende sammen i online pomodoro intervaller og hænger ud i online møderum i pauserne og går ture med hinanden i telefonen.

Vi har også lært, at vi skal passe ekstragodt på hinanden - og at vi skal huske, at arbejde og hjem har brug for nogle grænser mellem sig, nu hvor vi ikke længere flytter os fysisk for at markere, at vi holder fri.

Så til det indledende spørgsmål om, hvad der sker med organisationer, når et land lukker ned, så er et af svarene, at der faktisk kan ske en hel del: Fællesskaberne og organisationer kan styrkes, hvis vi tør, for en stund, at flytte det til andre, nye formater. Og måske kan vi tage nogle af læringerne med ind i en ny tid, når vi igen må samles.

Dokumentation

12 GODE RÅD TIL ONLINE MØDER

1. Hav et klart formål og program
Når I mødes online, skal det stå knivskarpt, hvorfor I mødes, og hvad planen er. Gør formål og program ekstra synligt ved at lade det stå på den side, alle deltagere kan se, når de logger ind. Tjek gerne ind på formålet, og hvor I er kommet til i programmet oftere end ved fysisk undervisning.

2. Sæt fælles normer
Foreslå nogle simple normer for, hvordan I er sammen online - for eksempel at alle slår lyden fra, så I ikke forstyrres af baggrundsstøj. Hvis man vil have ordet, så markerer man. Invitér deltagerne til at bruge chatfunktionen aktivt og til at stille spørgsmål, når de opstår. Aftal, hvornår der samles op på spørgsmål.

3. Fordel roller og skab aktivitet
Du har brug for hjælp, og ansvar giver engagement. Sørg derfor for at få fordelt roller i starten af din online samling. Du har brug for hjælp til tidsstyring, til at overvåge chatfunktionen og til at skrive noter. Du kan også lave et par aftaler med nogle deltagere på forhånd om at dele historier eller deltage meget aktivt i chatten. På den måde kan du sikre aktivitet fra andre end dig selv. Og aktivitet avler mere aktivitet.

4. Check ind og check ud med alle
Få alle hurtigt på banen. Jo før alle deltagerne kommer på banen, jo mere engagerede vil de føle sig i online-fællesskabet. Og det giver dig en føling med, hvor deltagerne er, så du bedre kan ramme dem og deres behov. Stil et spørgsmål i chatten, eller lav en kort runde, hvor alle for eksempel udtrykker med et enkelt ord, hvordan de har det. Gør det samme, før I slutter af.

5. Tal max. to minutter ad gangen
Det er svært at koncentrere sig længere tid af gangen på skærmen. Online-formaterne skal være korte, målrettede og gerne energifyldte, for at deltagerne bevarer fokus. Skal du om-designe hele kursusdage til at ske online, så del dem op i bidder med opgaver, øvelser og skærmfri pauser imellem. Brug 2 minutters-reglen til at huske dig selv på, at du max. bør tale i to minutter, før du involverer deltagerne eller laver et skift i form og indhold.

6. Brug chat og afstemninger til at involvere folk
Du kan bruge funktionerne chat og meningsmåling til at involvere deltagerne med og få en føling med, hvor de er. Nogle platforme har også mulighed for en fælles tavle eller et whiteboard, der inviterer til interaktion. Læs interessante svar op undervejs, og bed  gerne deltagerne uddybe.

7. Brug grupperum til at bygge relationer og komme i dybden
Mange online-programmer giver mulighed for at dele deltagerne op i små grupperum, hvor de kan tale mere frit fra leveren, bygge relationer og for eksempel sparre om et emne. Sørg for at give deltagerne klare instruktioner om formål med sparringen og tidsrammen, før du sender dem ud i disse “break-out rooms”. Rekrutter gerne en en gruppevært, som kan hjælpe gruppen med at holde retningen i arbejdet. Det øger både kvalitet og udbytte.

8. Skab forpligtelse
Før I slutter online samlingen af, så lav nogle fælles aftaler om, hvad hver deltager skal gøre efterfølgende. Det forpligter at sige det højt. I kan bruge live-referat metoden, hvor hver deltager kort siger, hvad de har tænkt sig at gøre, mens en person skriver det ned i et fælles dokument, som alle deltagerne kan se og redigere.

9. Skab begejstring ved at klappe sammen
Når I er lykkedes med en fælles opgave, så bed alle deltagerne om at slå lyden til, og lav en fælles klapsalve, eller syng et vers af en sang. Det skaber smil på læberne og en følelse af, at vi er mange sammen, selvom vi er hver for sig.

10. Vær gerne to værter
Hvis det er muligt, så vær gerne to værter, så I kan hjælpe hinanden. Så kan den ene dele skærmen med deltagerne og stå for indholdet, mens den anden vært kan være opmærksom på teknikken, overvåge chatten og være i dialog med deltagerne på tekst.

11. Få styr på teknikken på forhånd
“Jeg elsker tekniske problemer” - sagde ingen. Nogensinde. Ofte fører tekniske problemer til aflysninger i stedet for online afvikling. Det forstår vi - for ingen i verden elsker tekniske udfordringer midt i vigtige drøftelser. Vores erfaring er, at de fleste platforme er relativt intuitive og stabile. Så brug det, du kender, har ved hånden og er tryg ved. Vær sikker på, at du har en stabil internetforbindelse. Kan du gå på med et kabel frem for wifi, så gør det. Af og til kan din telefons signal også vise sige at være en bedre løsning end dit wifi. Derudover er lyden vigtigere end billedet, så hvis forbindelsen hakker eller falder ud, så overvej selv at slukke for kameraet og bede deltagerne gøre det samme.

Derudover, så lav en test inden mødet eller aktiviteten starter. Test dit kamera, din mikrofon, og at du har styr på de funktioner, du vil bruge i løbet af mødet.

12. Øvelse gør mester
Husk, at øvelse gør mester. Lige nu er langt størstedelen af os nybegyndere - derfor er vi også meget mere tålmodige med hinanden. Udnyt det, og kast dig ud i at prøve det af. Selvom det ikke er uden bekymringer.


Omtalte personer

Ruth Gøjsen

Chef for organisation og læring, DeltagerDanmark
cand.merc.psyk. (CBS 2014)

    Politik har aldrig været vigtigere

    Få GRATIS nyheder fra Danmarks største politiske redaktion