Her er de 15 anbefalinger til afbureaukratisering af civilsamfundet

En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Børne- og Socialministeriet, Socialstyrelsen, Finansministeriet, KL og Frivilligrådet er kommet med 15 bud på en forenkling og forbedring af den statslige støttestruktur og tilskudsadministration.

Rapporten skulle være udkommet tidligere på måneden. Men er holdt midlertidigt tilbage på grund af svindelsagen i Socialstyrelsen.

Altinget kan her løfte sløret for de 15 anbefalinger.

1: Tidligere udbetaling af driftstilskud og fast årshjul
Arbejdsgruppens afdækning har vist, at mange organisationer udtrykker et ønske om, at udbetaling af årlige, faste driftstilskud kan påbegyndes tidligere på året, og at de får et bedre overblik over det materiale, de skal indsende til Socialstyrelsen for at opfylde krav for tilskuddet, for eksempel indsendelse af budget.

Arbejdsgruppen foreslår konkret følgende:

• Udbetalingen af årligt tilbagevendende driftstilskud sker tidligere på året. Det kan eksempelvis ske ved at ændre udbetalingspraksis for faste driftstilskud, så påbegyndelsen af udbetalingerne ikke er afhængig af indsendelse af dokumentation i form af budgetter og udviklingsplan. Det vil dog fortsat være et krav, at budgettet og udviklingsplanen indsendes og godkendes, for at organisationen kan beholde tilskuddet.
• At der i tillæg hertil kan indføres et fast årshjul for frister for indsendelse af materiale til Socialstyrelsen, så eksempelvis årlige budgetter og udviklingsplaner vil have en fast, kendt frist i starten af året.

Det vurderes, at den ændrede udbetalingspraksis og indførelse af årshjul kan sikre, at udbetalinger til faste driftstilskudsmodtagere kan ske i januar, så der sikres en jævn fordeling af indtægter over hele året. Afhængigt af løsningen for tidligere udbetaling vil ændringen betyde, at Socialstyrelsen modtager dokumentation for tilskuddet (budget for året), efter at udbetalingen er påbegyndt. Det kan i sjældne tilfælde medføre, at en tilskudsmodtager kan blive mødt med tilbagebetalingskrav, såfremt de vurderes ikke at leve op til kravene for tilskuddet.

Børne- og Socialministeriet har i dag bemyndigelse til at fastsætte nærmere regler om krav for tilbagebetaling af tilskud.

2: Model til opfølgning på driftstilskud fra satspuljen med udgangspunkt i organisationernes årsrapport
Arbejdsgruppen har overordnet taget hensyn til, hvordan partierne bag aftalen om satspuljen kan få det bedst mulige vidensgrundlag om tilskudsmodtagernes arbejde og resultaterne heraf, uden at det unødigt belaster tilskudsmodtagerne. 

Arbejdsgruppen foreslår, at: 

• Opfølgning på driftstilskud fra satspuljen tager udgangspunkt i en model ud fra det eksisterende krav om udarbejdelse af udviklingsplaner og afrapportering herpå i årsrapporten eller i form af en ledelsesberetning til årsregnskabet, som organisationen i forvejen udarbejder til sin generalforsamling, repræsentantskab mv. Som led heri afdækkes nærmere, om de eksisterende krav til udviklingsplan og afrapportering i organisationernes årsrapport kan gøres mere enkelt, så der undgås dobbeltarbejde.
• Der stilles krav om, at årsrapporten offentliggøres på organisationernes hjemmeside for at øge vidensgrundlaget og tydeliggøre organisationernes indsatser.

Modellen vil gøre viden om organisationernes arbejde tilgængeligt for satspuljepartierne, hvilket vil øge vidensgrundlaget om driftstilskud fra satspuljen betragteligt i forhold til det nuværende niveau. Det vil desuden kunne bidrage til at skabe mere gennemsigtighed om de aktiviteter, som de frivillige organisationer og foreninger gennemfører med støtte fra statslige tilskudsmidler.

3: Bedre balance mellem opfølgning på driftstilskud og frivillige indsatser
Børne- og Socialministeriet fører tilsyn med de frivillige organisationer og foreninger, som modtager driftstilskud. Formålet er at sikre, at driftstilskuddene anvendes til de formål, de er givet til, og anvendes effektivt og sparsommeligt. I den forbindelse stilles der krav til organisationerne om, hvordan de indretter deres administration, aflægger regnskab og afrapporterer til Børne- og Socialministeriet.

Arbejdsgruppen foreslår, at: 

• Der ikke stilles krav, som ikke bidrager til at understøtte Børne- og Socialministeriets tilsyn med anvendelsen af tilskuddet, for eksempel om de frivillige organisationers tilrettelæggelse af forretningsgange.
• Børne- og Socialministeriets tilsyn sker under hensyn til proportionalitet mellem tilskuddets størrelse, tilsynets krav og dets formål, herunder at der ikke stilles krav, der medfører unødvendig administration i mindre organisationer med begrænsede ressourcer.

Det vil ifølge arbejdsgruppen kunne lette de administrative opgaver, som er forbundet med tilskuddet for organisationerne og sikre, at flest mulige kræfter kan bruges på at støtte frivillige indsatser. 

4: Lettelse af regler om revision af projekttilskud
Når frivillige organisationer og foreninger modtager tilskud fra staten, enten i form af et direkte tilskud (driftstilskud) eller gennem ansøgningspuljer (projekttilskud), er tilskudsmodtagerne underlagt forskellige krav til dokumentation for bevillingens anvendelse, herunder krav til revision og regnskabsaflæggelse. Men der findes også en række mere specifikke regler fra Finansministeriets budgetvejledning og Moderniseringsstyrelsens vejledning om effektiv tilskudsforvaltning. 

Arbejdsgruppen foreslår på den baggrund at undersøge muligheden for at lette reglerne for regnskab og revision af tilskud fra ansøgningspuljer ved at undersøge følgende:

• Om der alene kan kræves revisorpåtegning for tilskud på 500.000 kroner eller derover, samtidig med at der indføres kompenserende kontroller ligesom på Kulturministeriets område, så Socialstyrelsen indkalder et mindre antal regnskaber til gennemgang via en stikprøvemodel.
• Om regnskabsskabeloner kan tilpasses, så de opfattes som brugervenlige af tilskudsmodtager og revisor.
• Om tilskudsmodtagere, hvis årsregnskab og forvaltning i forvejen revideres, ikke særskilt skal revidere projekttilskud, såfremt projekttilskuddene indgår i den generelle revision af institutionen. Det foreslås endvidere, at det skal være et pejlemærke i reglerne, at revisionen er proportionel i forhold til at sikre tilstrækkelig kontrol, samtidig med at den er mindst mulig bebyrdende og så enkel som muligt for foreninger og organisationer.

Arbejdsgruppen vurderer, at det vil være en lettelse for tilskudsmodtagere, at de ikke skal have revideret regnskaber af ekstern revisor for mindre projekttilskud. Forslaget vil også betyde, at projektmidler, der er gået til betaling af revision, kan bruges på konkrete projektaktiviteter i stedet.

5: Færre og tilpassede krav til budgetter
Børne- og Socialministeriet stiller i dag krav om udformning af forholdsvis detaljerede budgetter ved indsendelse af puljeansøgninger og efterfølgende udarbejdelse af regnskaber. Kravene til budgetter stilles for, at udbetaling af tilskuddet sker i takt med det ønskede forbrug, og fordi budgettering er en væsentlig del af beskrivelsen af et projekt.

Mange organisationer opfatter imidlertid budgetter som et af de tungeste elementer i håndteringen af tilskud, og Frivilligrådet har fremhævet det månedlige budget som et eksempel på et meget tidskrævende krav.

Arbejdsgruppen foreslår følgende for at forenkle kravene til budgettering:

• Øget valgfrihed for ansøgere om brug af års- og kvartalsperioder af budgetter frem for månedlige perioder.
• En fast regel om, at der ikke stilles krav om periodisering af budgetter på tilskud under 200.000 kroner.
• Udarbejdelse af budgetskabeloner, der opfattes som brugervenlige af ansøgerne.
• En enklere tilgang og vejledning til, hvornår tilskudsmodtager skal indhente godkendelse for budgetændringer under tilskudsperioden.

Forenklingen af kravene til budgetter vil medføre en tidsbesparelse for ansøgere til for eksempel PUF-puljen og dermed vil ansøgerne opleve en forenklet ansøgningsproces. Arbejdsgruppen bemærker, at alle projektbudgetter, der ikke er periodiserede, vil medføre udbetaling i lige store rater hver måned.

6: Målrettet og enkel afrapportering fra projekter
Organisationerne og foreningerne ønsker, at afrapporteringer gøres mere relevante for formålet med projektet og ansøgningspuljen. Derudover har foreningerne svært ved at kende forskel på de forskellige afrapporteringer, der findes i dag, og de oplever ikke, at rapportskabelonerne er tilpasset tilstrækkeligt til de enkelte ansøgningspuljer. 

Arbejdsgruppen har derfor foreslået følgende:

• Socialstyrelsen gennemgår, sammen med sektoren, kravene til afrapportering fra de enkelte ansøgningspuljer for at målrette og forenkle afrapporteringen.
• En vurdering af, i hvilket omfang det er muligt at kombinere regnskabs- og rapportaflæggelsen, så der kun skal indsendes ét dokument.
• At det afdækkes, med inddragelse af sektoren, om afrapporteringsformen kan justeres, så det tilskynder øget videns- og erfaringsudveksling i sektoren, blandt andet gennem offentliggørelse af afrapporteringer.
• At det afdækkes, om der ved rapportaflæggelse kan sikres en bedre systemunderstøttelse i form af eksempelvis formularer, der indeholder automatisk genererede oplysninger fra den oprindelige ansøgning. En bedre systemunderstøttelse kan også give mere anvendelige data, da rapporteringen lettere kan sammenlignes, også på tværs af ansøgningspuljer.

Arbejdsgruppen vurderer, at en gennemgang af rapportkravene og mulighed for yderligere understøttelse af indrapportering kan lette arbejdet for organisationerne og foreningerne samt sikre en mere anvendelig afrapportering, også i forhold til videns- og erfaringsudveksling i sektoren.

7: Udvikling af standarder og redskaber til at måle og evaluere indsatser
Frivilligrådet og organisationerne efterspørger større klarhed om, hvordan de kan måle og evaluere deres indsatser. Mange foreninger er usikre på, hvordan konkrete målsætninger skal fastsættes, og hvordan der skal følges op på dem. 

Socialstyrelsen kræver, at der opstilles mål, men stiller ofte ikke krav om, hvordan målsætninger skal opstilles og følges op.

Derfor foreslår arbejdsgruppen, at:

• Der udvikles fælles standarder og skalaer for mål og evaluering af indsatser, som er tilpasset projekters varierende størrelse og vilkår.
• Disse standarder udvikles af frivillige sociale aktører sammen med Socialstyrelsen.
• Standarderne og redskaberne kan udvikles og afprøves i frivillige sociale foreninger.

Arbejdsgruppen vurderer, at mange foreninger vil få glæde af fælles udarbejdede standarder,
der kan tydeliggøre effekten af indsatser af forskellig karakter, omfang og kompleksitet. Det forventes at bidrage til øget vidensdeling og mere viden om frivillige indsatser, til gavn for udsatte og sårbare borgere.

8: Bedre muligheder for forankring
I en række ansøgningspuljer indgår det som et kriterium, at ansøger har gjort sig overvejelser om, hvordan projektet forankres efterfølgende, så det allerede adresseres, når et projekt designes.

Arbejdsgruppen foreslår, at:

• Det afdækkes, hvad der har betydning for forankring af virkningsfulde projekter, herunder konkrete modeller for dette, så denne viden kan bidrage til, at forankring i større grad tænkes ind fra projekternes start eller tænkes ind i designet af ansøgningspuljer på det frivillige sociale område. Afdækningen udarbejdes i et samarbejde mellem eksempelvis frivillige sociale aktører, KL og Børne- og Socialministeriet.

Forslaget kan betyde, at der i flere frivillige sociale projekter tænkes forankring ind i projekterne, hvormed der kan sikres en større forankring af projekter, der er støttet gennem ansøgningspuljer. Arbejdsgruppen pointerer, at det fortsat er vigtigt, at der eksperimenteres og afprøves nye innovative tiltag, som kan udvikle den frivillige sociale indsats for udsatte borgere, hvor forankring ikke nødvendigvis kan tænkes ind fra projektets start.

9: Mere målrettet Udviklingspulje
Socialstyrelsens analyse af den nuværende støttestruktur på det frivillige sociale område har afdækket, at der er meget forgæves tid forbundet med Udviklingspuljen både for organisationerne og Socialstyrelsen, da det er den ansøgningspulje, hvor den mindste andel af ansøgerne opnår tilskud. Det hænger blandt andet sammen med Udviklingspuljens brede formål og høje krav til projekter. Derfor er puljen både en af de mest ansøgte, samtidig med at det er den pulje, hvor allerflest får afslag, fordi ansøgningerne ofte ikke lever op til ansøgningspuljens krav og kriterier. I 2017 modtog Socialstyrelsen 200 projektansøgninger til udviklingspuljen, hvoraf 95 procent modtog afslag.

Derfor foreslår arbejdsgruppen, at:

• Det undersøges, om Udviklingspuljen fremover kan tematiseres i forhold til bestemte skiftende målgrupper og indsatser, men med et fortsat fokus på at udvikle, videreudvikle eller afprøve indsatser til socialt udsatte borgere. Det skal bidrage til, at færre frivillige foreninger og organisationer ansøger puljen forgæves.

En mere målrettet udviklingspulje vurderes at kunne medføre færre og mere relevante projektansøgninger, hvilket blandt andet betyder, at færre organisationer vil søge forgæves. Færre og mere relevante ansøgninger vil hertil medføre en lettelse i administrationen og sagsbehandlingen af ansøgningspuljen.

10: Mere stabil støtte til etablering og grundfinansiering af frivilligcentrene
Frivilligcentrene har siden 2010 haft en fast bevilling til grundfinansiering og etableringsstøtte via satspuljen. Midlerne er blevet anvendt til ansøgningspuljer til henholdsvis etableringsstøtte til nye frivilligcentre (ETFRI) og grundfinansiering af eksisterende frivilligcentre (FRIG). Derudover har der været midler på bevillingen til FriSe til konsulentstøtte af frivilligcentrene. Frivilligcentrene oplever især grundfinansiering som unødvendigt bureaukratisk grundet puljens driftsnatur og en meget høj konsistens i tilskudsmodtagerne over årene, samt at tilskuddene ofte udmøntes sent, i forhold til at støtten gives for hele årets drift.

Arbejdsgruppen foreslår derfor, at: 

• Det undersøges, om der kan sikres frivilligcentrene en mere stabil støtte ved at justere modellen for udmøntning af grundfinansieringen af frivilligcentrene, så de modtager midlerne direkte, såfremt de lever op til gældende krav for støtten, og ikke længere behøver at ansøge om det samme tilskud hvert år.
• Der ses på en justering af etableringsstøtten til nye frivilligcentre i puljen ETFRI, så projektperioden forlænges med henblik på, at frivilligcentre efter endt etablering kan optages i ordningen for grundfinansiering.

Ved at gennemføre forslaget vil frivilligcentrene på grundfinansiering opleve en større budgetsikkerhed og stabil likviditet. Frivilligcentrene vil ikke længere skulle afsætte ressourcer til at skrive ansøgninger, men der vil fortsat være et dokumentationskrav i forbindelse med modtagelse af grundfinansieringen.

11: Mere enkel og præcis kommunikation i tilskudsadministrationen
Mange tilskudsmodtagere efterspørger et lettere sprogbrug i eksempelvis tilskudsbreve, vejledninger til ansøgningspuljer og andet materiale forbundet med tilskudsadministrationen i Socialstyrelsen.

På baggrund af dette foreslår arbejdsgruppen, at: 

• Socialstyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe blandt andet bestående af frivillige sociale aktører, der kan give input til, hvordan Socialstyrelsen generelt kan styrke kommunikationen med tilskudsansøgere og tilskudsmodtagere og udvikle et mere enkelt og let forståeligt sprogbrug i tilskuds- og afslagsbreve, vejledninger og ansøgningsskemaer inden for de gældende juridiske rammer. Der kan også udvikles info-ark eller pjecer om ansøgnings- og tilskudsprocessen.

Arbejdsgruppen forventer, at en styrket kommunikation kan medføre bedre projektansøgninger, og at frivillige foreninger og organisationer vil opleve en klarere kommunikation og vejledning fra Socialstyrelsen, som gør det lettere for dem at navigere i tilskudsprocessen.

12: Løbende tilfredshedsundersøgelser af tilskudsadministrationen
Det indgår i Socialstyrelsens resultatkontrakt for 2018, at der skal gennemføres en tilfredshedsundersøgelse blandt tilskudsmodtagere i 2018. Der vil være en opfølgende tilfredshedsundersøgelse i 2020. Undersøgelsen gennemføres i 3.-4. kvartal, når størstedelen af ansøgningspuljerne på frivilligområdet er udmøntet. Formålet med undersøgelsen er at identificere udviklingspunkter for tilskudsadministrationen og skabe et grundlag, der kan anvendes til at måle progression i tilfredshed med forvaltningen.

Arbejdsgruppen foreslår, at:

• Der sikres et styrket og systematisk fokus på at forenkle og forbedre den statslige støttestruktur og tilskudsadministration, hvor tilfredshedsundersøgelser blandt frivillige sociale foreninger og organisationer samt øvrige tilskudsmodtagere i Socialstyrelsen indgår i overvejelserne. Dette kan bidrage til at kortlægge og tydeliggøre tilskudsmodtagernes arbejde og servicerejse i forbindelse med administration af tilskud.

Forslaget kan bidrage til at have et kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus på udviklingen af arbejdet med at forenkle og forbedre støttestrukturen og tilskudsadministrationen på det frivillige sociale område samt løbende fokus på dialog og inddragelse af sektoren.

13: Mere brugervenlig Tilskudsportal
Socialstyrelsens Tilskudsportal skal anvendes af alle ansøgere og tilskudsmodtagere af puljemidler ved ansøgninger og i tilskuds- og afrapporteringsfasen. Tilskudsportalens brugerflade og funktioner svarer dog ikke til den it-understøttelse, som efterspørges.

Organisationer ønsker flere elementer forbedret på Tilskudsportalen, for eksempel en mere brugervenlig brugerflade, at blive guidet igennem ansøgningsprocessen fra start til slut, genbrug af stamdata og beskrivelser samt en nemmere løsning ved skift af den tilskudsansvarlige.

Derfor foreslår arbejdsgruppen, at:

• Forslag fra organisationer og foreninger indgår som et centralt element i overvejelserne af krav til den fremtidige it-understøttelse, herunder brugerperspektivet. Socialstyrelsen vil løbende vurdere, om det er muligt at forbedre enkelte elementer i den nuværende it-understøttelse ud fra en vurdering af, om det vil have en tilstrækkelig effekt, indtil et nyt system er implementeret.
• Arbejdet endvidere tænkes sammen med udviklingen af hjemmesiden statens-tilskudspuljer.dk, som er en offentligt tilgængelig og samlet indgang til statens tilskudspuljer.

Arbejdsgruppen forventer, at brugerne af portalen vil opleve en forbedret it-løsning i forbindelse med at ansøge puljer og kommunikere med Socialstyrelsens tilskudsforvaltning. Tidsperspektivet for implementering af ny it-understøttelse vurderes at være halvandet til to år, idet der både skal gennemføres en konkurrenceudsættelse og en implementering af et nyt system.

14: Fortsat fokus på forudsigelighed i udmelding og udmøntning af ansøgningspuljer
Mange organisationer oplever, at det kan være vanskeligt og tidskrævende at følge med i udmeldingen og udmøntningen af ansøgningspuljer. For at sikre gennemsigtighed foreslår de, at der er faste perioder for udmelding af ansøgningspuljer.
Socialstyrelsen har iværksat en række initiativer i 2017 og 2018 for at understøtte klarhed om udmeldings- og udmøntningstidspunkter. Særligt kan en puljekalender, altså en samlet årsoversigt over forventet udmelding og udmøntning af ansøgningspuljer i Socialstyrelsen, fremhæves. Derudover udgives en månedskalender med oversigt over ansøgningspuljer, der forventes udmeldt for hver måned, så organisationerne med afsæt i det samlede overblik løbende kan holde sig orienteret.

På baggrund af dette foreslår arbejdsgruppen, at:

• Socialstyrelsen arbejder videre med, hvordan oplysninger om årets ansøgningspuljer kan formidles bedst muligt ud fra organisationernes og foreningernes perspektiv.
• Socialstyrelsen arbejder fortsat hen imod faste udmeldingstidspunkter for de faste ansøgningspuljer. Det kan overvejes, hvorvidt kommunikationen omkring tidspunkter kan optimeres, eksempelvis ved at det sker gennem socialstyrelsen.dk frem for Tilskudsportalen, så organisationernes ønske og mulighed for bedre forudsigelighed understøttes bedst muligt.
• Arbejdet kobles til udviklingen af statens-tilskudspuljer.dk.

Arbejdsgruppen vurderer, at yderligere kommunikation øger forudsigeligheden i kommende udmeldinger og udmøntninger af ansøgningspuljer.

15: Afdækning af regler og rammer på andre statslige puljeområder
Både ministerier, kommuner og fonde deler midler ud til foreninger på civilsamfundsområdet, og der stilles forskellige krav til foreningerne, alt efter hvilken aktør de søger midler hos. Det skyldes blandt andet, at aktørerne er underlagt forskellige rammevilkår. Private tilskudsydere har videre rammer for, hvordan de tildeler midler. Ansøgningsprocessen og de krav, der stilles for at modtage midler, kan være meget forskellige, ligesom nogle foreninger oplever, at andre tilskudsydere kan have inspirerende løsninger.

Organisationerne fremhæver forskellige delelementer i især ansøgningsfasen, hvor der er god inspiration at hente fra de andre områder. Det gælder blandt andet en enklere tilgang til at uploade ansøgnings- og budgetskema direkte, en mere dialogbaseret kontakt og mulighed for rådgivning i ansøgningsfasen samt færre krav til ansøgninger og et lettere sprogbrug.

Derfor foreslår arbejdsgruppen, at:

• Socialstyrelsen fortsat henter inspiration fra forskellige puljeområder og fonde – især i forbindelse med ansøgningsfasen – for at afdække muligheder for og erfaringer med support og vejledning i selve ansøgningsfasen.
• Socialstyrelsens afdækning skal ses i sammenhæng med det tværstatslige arbejde omkring tilskudsadministration, som påbegyndes i efteråret 2018.