Budgetanalyser er mere end en spareøvelse

Af Mikkel Pødenphant
PA Consulting Group

Det er tiden, hvor der fastlægges budgetter for det kommende år. Det er nu på året, de politiske partier har mulighed for at vise, hvad de står for i prioriteringen af råderummet i det fælles husholdningsbudget. Der ligger naturligvis et rigtigt stort stykke budgetarbejde til grund for de politiske drøftelser – herunder er der fokus på at skaffe et så stort råderum som muligt til omprioritering.

Motoren for dette er de såkaldte budgetanalyser, som organisationerne selv udarbejder, og/eller beder eksterne konsulentfirmaer om at udarbejde. Analyserne belyser overordnet, om der er opgaver inden for den enkelte organisation, der fremadrettet ikke skal løftes, og/eller om opgaverne kan løses mere effektivt for vores alle sammens skattepenge. Det er jo en rigtig sund øvelse, og som borger kan man kun blive glad for, at disse øvelser gennemføres.

Budgetanalyserne havde sin oprindelse for mere end 20 år siden, og der er gennem tiden gennemført rigtigt mange. I løbet af den periode har den offentlige sektor udviklet sit område ekstremt. Fx er it/teknologi blevet en helt central komponent i varetagelsen af opgaver, og styringen er blevet væsentligt forbedret.

Mange knapper, der kan drejes på
Budgetanalyserne har derimod ikke ændret sig betydeligt. Det er blevet stadigt sværere at finde effektiviseringspotentialer inden for generelle områder som fx indkøb, HR, bogholderi og facility management. Her er der jo et velfungerende marked, så hvis man ikke allerede er med, er det bare om at komme i gang. Når det er sagt, er der naturligvis altid lidt at finde ved en traditionel tilgang.

For at finde væsentlige forbedringer er der behov for at gå langt tættere på hovedproduktionen i de enkelte, offentlige organisationer og på tværs af dem. Der skal i høj grad tænkes i at omlægge processer, anvende nye teknologier, udvikle nye organisationsformer, og sikre en meget mere datadrevet tilgang, så indsatserne målrettes til områder, hvor effekten er størst.

Endvidere er det min erfaring, at det kan være rigtig gavnligt at udfordre rammebetingelserne – herunder de juridiske – som i visse tilfælde kan være forældede og omkostningsdrivende.

Udvikling frem for besparelser
Det kræver, at budgetanalyserne fremover ses som grundlag for at løse kerneopgaverne på en helt ny måde, og at man måske investerer lidt på den korte bane for at kunne høste betydelige gevinster over et par år.

Budgetanalyserne skal angive konkrete løsninger, de skal være implementérbare og ikke blot fokusere på, hvordan de lavest performende enheder bliver lige så effektive som de mest effektive enheder.

Endeligt er det helt centralt, at budgetanalyserne flyttes fra primært at være drevet af budgetkontorerne til også reelt at involvere ledere og medarbejdere i organisationen. Det koster måske lidt på tallene, men det skaber ejerskab, legitimitet og troværdighed om analysens anbefalinger, og det giver et langt bedre ledelsesmæssigt fundament for at omsætte resultaterne til rigtige forandringer og gevinster.

Med ovenstående i mente bør budgetanalyserne blive mere end en spareøvelse og i stedet blive et udgangspunkt for videreudvikling af organisationen, til gavn for borgere og virksomheder.