STOR GUIDE: Sådan laver du en arbejdspladsvurdering

En stikprøve på 200 civilsamfundsorganisationer foretaget af Altinget viser, at knap en tredjedel af de adspurgte bryder loven ved ikke at lave en arbejdspladsvurdering (APV). Her kommer fem trin til, hvordan I laver en APV.  

Fælles for alle danske civilsamfundsorganisationer er, at de alle på den ene eller anden måde arbejder med et almennyttigt formål til gavn for den bredere befolkning.

I Altingets undersøgelse af arbejdsmiljøet i danske civilsamfundsorganisationer fortæller en stor andel, at blandt andet travlhed i hverdagen samt uvished om kravene i arbejdsmiljøloven er blandt årsagerne til, at de ikke har lavet den lovpligtige APV.

Alle organisationer skal lave en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV), også hvis der kun er én enkelt ansat. En APV er et vigtigt værktøj, der hjælper med at identificere mulige mentale og fysiske problemstillinger i jeres arbejdsmiljø, og som dermed gør det muligt at målrette en handleplan fra ledelsen. Et godt og sundt arbejdsmiljø har en lang række fordele såsom større arbejdsglæde, højere motivation, produktivitet, mindre sygefravær og færre udskiftninger blandt de ansatte.

En lang række hjælpemidler eksisterer allerede frit tilgængeligt fra blandt andet Arbejdstilsynet og Videnscenter for Arbejdsmiljø.  

1. Stop op, og spot mulige problemer
Det første trin i APV-processen er at tage temperaturen på arbejdspladsen og identificere potentielle problemstillinger. Selve APV'en er lovpligtig, men der er metodisk frihed til, hvordan I vælger at lave den. Det kan være alt fra uformelle rundbordssamtaler til interviews med medarbejderne, til mere formelle elektroniske spørgeskemaer.

Hvordan I vælger at måle jeres arbejdsmiljø, er der altså ingen regler for. Dog skal I huske at nedskrive hele processen, uagtet hvilken fremgangsmåde I vælger. APV'en skal nemlig til enhver tid være tilgængelig for både ledelsen, de ansatte og Arbejdstilsynet.  

I kan med lethed printe og udfylde en af følgende tjeklister kvit og frit. Alternativt kan I også lave jeres APV online, hvor I skal logge ind med virksomhedens NemID.   

Hvis der ikke er nogen problemer med jeres arbejdsmiljø, er I ikke fritaget for at lave en APV. Det skal også fremgå skriftligt og være tilgængeligt for alle, at I er kommet frem til den konklusion. Ligeledes skal I skrive, at medarbejderne og/eller arbejdsmiljøorganisationen har været inddraget.

2. Beskriv problemerne udførligt
Ingen problemer er for små til at blive belyst. Det kan være alt fra for lidt lys i et bestemt rum, til at kontorstolene driller, til de mere alvorlige problemer som stress-symptomer relateret til for stor arbejdsmængde, til mobning og andre former for krænkelser.

Hvis I ved trin 1 har identificeret nogen problemer, skal I på trin 2 uddybe, hvad problemerne er. Her kan I med fordel inddele det i art, omfang og alvor for på den måde at få et overblik over, hvad der er presserende at løse her og nu.

Nogle af de ting I skal være opmærksomme på er, at de løsninger, I kommer frem til, ikke skal være en lappeløsning. Formålet med dette trin er i høj grad også at forebygge og sikre, at de pågældende problemer, I fik identificeret på trin 1, ikke opstår igen.  

I kan tilgå en af de 36 arbejdsmiljøvejvisere, hvor I kan få et overblik over de typiske problemer, der findes i de forskellige brancher. Allervigtigst kan I få gode råd til, hvordan I kan løse de respektive problemer.   

3. Sundt arbejdsmiljø, sunde medarbejdere
Et vigtigt parameter at måle på kan være sygefraværet blandt medarbejderne. Det er en god idé, at I undersøger, om jeres arbejdsmiljø er årsagen til sygemeldinger. Det kan være alt fra for mange tunge løft til dårligt indeklima til alt for mange arbejdsopgaver.

Formålet er ikke, at ledelsen skal granske medarbejderens sygdomshistorie, og enkeltpersoners sygefravær skal derfor ikke inddrages i APV'en. I skal derimod gribe det overordnet og strategisk an ved at se på, om specifikke jobfunktioner eller afdelinger har særligt højt eller lavt sygefravær. På den måde kan I skabe et overblik, som kan være et godt grundlag for at vurdere, om der er noget, I skal ændre for at forebygge arbejdsrelaterede sygemeldinger.

4. Lav en handleplan – sammen!
Det er meget vigtigt, at I udarbejder en handleplan sammen og går omhyggeligt til værks. Her er det særligt vigtigt, at der sættes specifikke mål og lægges tidsplaner for, hvordan I løser problemerne med jeres arbejdsmiljø, men samtidig også, hvem der er ansvarlig for hvad.

Det er ledelsen, som har ansvaret for, at problemerne løses, men det anbefales varmt, at medarbejderne inddrages i at udvikle løsningerne, så de får et medejerskab.

De personer, som har ansvaret for at gennemføre APV'en, skal løbende give status til alle og melde ud, når et problem er løst, hvilke andre der står for tur, og hvordan det står til med tidsplanen.

5. Følg op på handlingsplanen
Det femte og sidste trin handler om, hvordan I har tænkt jer at følge op på handlingsplanen for at sikre jer, at I løser problemerne i jeres arbejdsmiljø. Her er det også vigtigt at huske på, at I lovpligtigt skal revidere jeres APV, når der sker substantielle ændringer i arbejdet eller den måde, arbejdet udføres på, hvis det har betydning for jeres arbejdsmiljø. APV'en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år.

I kan frit selv vælge de metoder og værktøjer, som I vil gøre brug af til at lave APV'en. Arbejdstilsynet skal ikke godkende jeres APV, men de fører uanmeldte tilsyn, hvor de tjekker, om I har lavet APV'en efter lovens krav.

For flere hjælpemidler kan I frit tilgå et eksempel på et arbejdspladsskema med tilhørende vejledninger her.

Kilder: Arbejdstilsynet, Videnscenter for Arbejdsmiljø & Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø

Forrige artikel Guide: Succesfuld crowdfunding afhænger af markedsføring Guide: Succesfuld crowdfunding afhænger af markedsføring Næste artikel Sådan får du hjælp, hvis du oplever dårligt arbejdsmiljø Sådan får du hjælp, hvis du oplever dårligt arbejdsmiljø
Sådan holder Aalborg Kommune hånden under sit foreningsliv

Sådan holder Aalborg Kommune hånden under sit foreningsliv

BEST PRACTICE: Forvaltningen i Aalborg Kommune fik hurtigt politisk opbakning til at komme økonomisk trængte foreninger og ngo’er til hjælp under coronakrisen. Lær her af, hvordan Aalborg Kommune tackler de udfordringer, covid-19 har medført for civilsamfundet.

Få dit ugentlige overblik over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

Få dit ugentlige overblik over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

OPDATERET GUIDE: Danmark åbner langsomt og gradvist. Men til en virkelighed, der fortsat ser anderledes ud end før, og som stadig udfordrer civilsamfundet på blandt andet økonomi. Her samler vi løbende gode svar og nyttige links, der kan hjælpe din organisation gennem coronakrisen. Guiden er senest opdateret 19. maj. 

Dansk Blindesamfund ringer til 7.000 medlemmer: “De skal vide, vi er der for dem”

Dansk Blindesamfund ringer til 7.000 medlemmer: “De skal vide, vi er der for dem”

DINGELING: Da Mette Frederiksen 11. marts lukkede Danmark ned, besluttede Dansk Blindesamfund at ringe til samtlige 7.000 medlemmer for at høre, hvad organisationen kunne gøre for dem. "De her samtaler er så værdifulde, at det er svært at sætte ord på," fortæller en regionskonsulent. Her er Dansk Blindesamfunds lavpraktiske håndtering af coronakrisen.

Lær for Livet: Udsatte børn får ekstra skolehjælp under coronakrisen

Lær for Livet: Udsatte børn får ekstra skolehjælp under coronakrisen

NYTÆNKNING: Når skoler lukkes som følge af coronakrisen, rammer det udsatte og anbragte børn hårdest. Med telefoniske livliner, bogpakker og en faglig styrkelse af de mentorer, der løbende følger børnene, har Læringsprogrammet Lær for Livet sat alle sejl til for at bevare kontakten og styrke skolegangen for alle børn og unge i programmet.

Trygfonden kaster redningskrans til sociale virksomheder i knibe

Trygfonden kaster redningskrans til sociale virksomheder i knibe

LÅNEGARANTI: Med en lånegaranti på 20 millioner kroner spænder Trygfonden et sikkerhedsnet ud under kriseramte sociale virksomheder. Det vil forhindre konkurser, men branchen har stadig brug for hjælp fra staten, mener Selveje Danmark. 

Ungdomstilbuddet KBH+ holder åbent, selvom dørene er låst

Ungdomstilbuddet KBH+ holder åbent, selvom dørene er låst

INSPIRATION: Med live-yoga, fjernundervisning i musikredigering samt indkøb og uddeling af store mængder hackysacks forsøger ungdomstilbuddet Askovfonden KBH+ at række ud til sin målgruppe under coronakrisen. På de virtuelle mødesteder bliver det hurtigt tydeligt, om det, du gør, virker eller ej, siger direktør Stine Hamburger.

Oxfam Ibis går live 1. maj

Oxfam Ibis går live 1. maj

INSPIRATION: Fælledparken i København bliver underlig tom, når kalenderen viser 1. maj. Men Oxfam Ibis har besluttet at holde fast i den gamle tradition om at mødes og fejre den internationale kampdag. Denne gang via telefoner, tablets og computere.

Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

GUIDE: En krise stiller krav til god ledelse og klar kommunikation. Undgå at bevæge dig ud i spekulationer, og husk vigtige mellemregninger, lyder rådene blandt andet fra Kragelund Kommunikation, der har mere end 20 års erfaring i krisekommunikation.