Statens Administration: Sådan gennemførte vi udflytningen på rekordtid
STRUKTUR: Fokus på uddannelse og omorganisering var med til at speede udflytningsprocessen i Statens Administration op. Direktør Trolle Klitgård Andersen deler ud af erfaringerne.
Hanan Chemlali
Journalist
Katja Beaula
RedaktionsassistentStatens Administration er et fælles servicecenter under Finansministeriet, hvis opgaver blandt andet omfatter regnskab, økonomi samt udbetaling af lønninger.
Statens Administration blev udflyttet fra København til Hjørring i forbindelse med "Bedre Balance I".
Bland kortene, og tænk nyt. Sådan tegner direktør i Statens Administration, Trolle Klitgård Andersen, de overordnede linjer for en hurtig vej til succes med udflytning.
Her kan du læse fire gode råd til, hvordan I kommer hurtigt på plads.
1. Omorganisering
Tænk organisering i forhold til de opgaver, som skal løses. Kan man gøre det her på en ny og smartere måde nu, hvor man alligevel sidder med et blankt stykke papir?
Indtænk omorganiseringen i alle processer.
2. Gør brug af dine erfarne medarbejdere
Hvordan laver man en effektiv onboarding af nye medarbejdere? Læg en plan for rekruttering af nye medarbejdere, og brug jeres erfarne medarbejdere i processen. Her kan man eksempelvis sørge for, at dem, der ikke flytter med, får tilbudt at bidrage til oplæringen af de nye medarbejdere.
Statens Administration oprettede eksempelvis et stort undervisningslokale i Hjørring, hvor ti medarbejdere fra København kunne undervise, sidemandsoplære og kontrollere, at nye medarbejdere blev indsluset effektivt. Dét samarbejde bidrog ifølge Trolle Klitgård Andersen til en hurtigere overgang.
3. Lokation, lokation, lokation
Det kan være svært at bibeholde motivationen, hvis man venter på, at et nybyggeri skal på plads, før udflytningen i praksis kan igangsættes. Derfor gør man klogt i at identificere, om der allerede er bygninger, som kan stilles til rådighed.
For Statens Administration havde det stor betydning, at Hjørring Kaserne var klar til indflytning. Det sikrede en hurtig overgang.
4. Skab fællesskab
Hvis man starter forfra med organiseringen af stedet, er der ikke længere noget, der hedder “det plejer vi.” Fordelen ved at tænke nyt er blandt andet, at nye medarbejdere ikke kommer ind i en organisation, hvor folk har siddet i tyve år. Hos Statens Administration er tesen, at det har været tiltalende for ansøgere, at de kunne bidrage til at opbygge stedet på ny.
Herudover kan nye rammer og en ny organisering skabe et større fællesskab for alle medarbejdere. Fællesskabsfølelsen blandt medarbejderne kan være med til at motivere i en forandringstid.
Læs her flere gode råd til, hvordan I kan gribe udflytningen an.
Embedsværk
