KL og Forhandlingsfællesskabet: Sådan får vi tid til kerneopgaven

DEBAT: En række kommuner har gennem flere år afprøvet en ny tilgang til afbureaukratisering. Det har givet varige gevinster at engagere de lokale ledere og medarbejdere, der ved, hvor skoen trykker, skriver Michael Ziegler, KL, og Mona Striib, FOA og Forhandlingsfællesskabet. 

Af Michael Ziegler og Mona Striib
Hhv. formand for KL’s Løn- og Personaleudvalg og næsformand i Fremfærd og Forhandlingsfællesskabet samt formand for FOA.

Der er intet galt med intentionerne i regeringens nye udspil til en offentlig sektor med “færre regler og mindre bureaukrati”.

At rydde op i det unødvendige bureaukrati og derved frigøre mere tid til kerneopgaven er en målsætning, det er både svært og dumt at være uenig i.

For overstyring kan gå ud over kvaliteten af indsatsen for de børn, ældre, ledige, socialt udsatte, virksomheder og borgere, det hele burde handle om.

Den store udfordring er, hvordan man i praksis får mindre bureaukrati.

Man behøver ikke at være ekspert i offentlig forvaltning for at vide, at de fleste regeringer i mands minde har forsøgt at reducere bureaukratiet, men at resultaterne generelt har været beskedne.

I adskillige undersøgelser peger ledere og medarbejdere på, at byrden af regler og dokumentationskrav snarere er blevet tungere.

En del af de regler og krav, kommunale arbejdspladser lever med til daglig, kommer fra Christiansborg. Derfor er det godt, at regeringen erkender sin del af ansvaret for en enklere styring.

Tilsvarende skal kommunerne selvfølgelig gøre noget ved den del af det unødvendige bureaukrati, de selv har opfundet og indført lokalt.

En ny vej til afbureaukratisering
Den oprydning er mange kommuner heldigvis allerede godt i gang med – for at styrke deres fokus på kerneopgaven.

Det gælder blandt andre en række arbejdspladser i otte kommuner, der deltager i projektet "Mere kerneopgave – mindre bureaukrati", som KL og Forhandlingsfællesskabet gennemfører i regi af vores fælles partssamarbejde Fremfærd.

De deltagende arbejdspladser har arbejdet med en helt ny tilgang til afbureaukratisering, som vi kalder samskabt styring. Tilgangen bygger på tre vigtige principper:

1. Forklare, forankre, forandre
For det første
handler afbureaukratisering ikke kun om helt at fjerne regler, krav, systemer og arbejdsgange; for de er ofte indført med en fornuftig begrundelse.

Tit skal man snarere forandre styringen, det vil sige finde andre og bedre veje til at få tjek på for eksempel økonomi, kvalitet og retssikkerhed.

Og i en del tilfælde viser regler og krav sig nødvendige at fastholde; de skal måske bare forklares eller forankres bedre i hverdagen, så de giver bedre mening for medarbejderne.

Alle de tre veje kan føre til bedre styring, det vil sige styring, der på én gang gavner kvaliteten, effektiviteten og medarbejdernes trivsel.

2. Tag styringskæden i ed
For det andet
skal man involvere alle dem, der har aktier i en bestemt styringsløsning, det vil sige er berørt af for eksempel et dokumentationskrav eller en administrativ rutine.

De ledere og medarbejdere, der er tæt på kerneopgaven og borgerne, ved typisk, hvornår styringen (ikke) fungerer i hverdagen.

Men ofte skal de chefer på højere niveau, som har efterspurgt og indført styringen, også sidde med ved bordet, når der skal ryddes op.

Hvis ikke hele den lokale styringskæde er taget i ed, bliver det svært at skabe mærkbare og varige forenklinger. Tilsvarende øger det opbakningen til ny og bedre styring at inddrage MED-samarbejdet i processen.

3. Hurtig hovedrengøring er ikke nok
For det tredje
er god afbureaukratisering ikke gjort med en hurtig “hovedrengøring”.

Dels tager det tid at finde det bureaukrati, der er unødvendigt, og fjerne eller forandre det. Dels opstår der hele tiden nye behov for styring og med dem nyt bureaukrati.

Derfor gælder det i høj grad om at opbygge en fælles kultur i organisationen, hvor man bliver god til at implementere nye love og regler på en måde, der understøtter kerneopgaven.

Desuden skal man være i stand til løbende at fjerne det bureaukratiske snavs, der let samler sig i krogene.

Kommunerne er godt i gang
Horsens og Herning er to af de kommuner, der har brugt samskabt styring til at afbureaukratisere – på hver deres måde.

I Horsens Kommune har institutioner på ældre- og dagtilbudsområdet lavet et helt åbent serviceeftersyn af dokumentationskravene og spurgt: Hvad er det for krav, der står i vejen for, at vi kan løse kerneopgaven bedre?

I dagtilbuddet Gedved kunne man blandt andet fjerne skemaer, som forældrene tidligere skulle udfylde, og man har nu samlet al relevant information om barnet i ét dokument.

Horsens frigør pædagoger
Desuden er individuelle førskolesamtaler og tilhørende skriftlig dokumentation afløst af et fælles forældremøde for hele forældregruppen – med mulighed for individuelle samtaler for de forældre, der måtte ønske det.

Resultatet er 37 frigjorte pædagogtimer per år, som i stedet kan bruges sammen med børnene.

I den interne evaluering af forløbet konkluderes det, at man ud over de konkrete ændringer har opnået flere andre gevinster. Medarbejderne:

  • har fået et bedre billede af dokumentationens omfang; det var ikke så slemt, som mange medarbejdere gik og troede
  • bruger dokumentationen bedre i deres indbyrdes videndeling, så de kan øge kvaliteten i indsatsen for børn og forældre
  • forstår, hvordan andre anvender den dokumentation, de skaber
  • er blevet motiverede for at arbejde videre med afbureaukratisering i hverdagen.

Samskabt styring i Herning
I Handicap og Psykiatri i Herning Kommune arbejder man med samskabt styring på voksenområdet.

Hver arbejdsplads stiller med to-tre deltagere til et fælles forløb, hvor man gør sig umage med at skelne mellem de styringsproblemer, der skal løses lokalt, og de, der kræver fælles, koordinerede løsninger.

På handicapområdet er det dokumentationskulturen, der er den store fælles udfordring.

Der er af brug for en fælles ramme for og forståelse af dokumentationen. Bruges der for meget tid på dokumentation? Dokumenterer man det rigtige, og ved man nok om, hvad modtagerne bruger oplysningerne til? 

Hvilke krav til dokumentation ligger helt fast i lovgivningen, og hvilke kunne nedtones? Og kan måden at dokumentere på understøtte det daglige samarbejde endnu bedre?

Det er blevet undersøgt på tværs af arbejdspladserne, og netop nu arbejder man med at formulere et fælles forslag til, hvordan der skal dokumenteres i fremtiden.

Erfaringen fra de to kommuner viser, at samskabt styring bidrager med konkrete ideer til forenkling, som vil kunne udbredes til lignende arbejdspladser.

Men metodens værdi ligger også i, at man lokalt får givet sin styring et serviceeftersyn og fundet de løsninger, der virker netop her. 

Metode og resultater skal udbredes
Det er ikke alle de igangsatte partsprojekter om samskabt styring, der er afsluttet, og kun nogle få er endnu formelt evalueret. Men på tværs af de deltagende kommuner er to resultater allerede helt tydelige:

  • Når man involverer bredt og grundigt, kan styring i højere grad blive et fælles, fagligt redskab i arbejdet med kerneopgaven; bedre styring kan både frigøre tid og højne kvaliteten i indsatsen tæt på borgerne.
  • Samskabt styring gør det muligt at udvikle mere sammenhængende borgerforløb på tværs af enheder og område og dermed skabe grundlag for en bedre effekt for borgerne.

Det er netop to af regeringens målsætninger for udviklingen af den offentlige sektor. Derfor vil vi opfordre Sophie Løhde og alle andre, der arbejder for mindre bureaukrati, til at følge godt med i erfaringerne fra de kommunale arbejdspladser, der er tyvstartet på processen.

Forrige artikel Erhvervsforening: Skat på offentlig drift kan styrke velfærden Erhvervsforening: Skat på offentlig drift kan styrke velfærden Næste artikel KMD: Kunstig intelligens i kommunerne er ikke fjern fremtid KMD: Kunstig intelligens i kommunerne er ikke fjern fremtid
Ny debat: Mens vi venter på økonomiforhandlinger

Ny debat: Mens vi venter på økonomiforhandlinger

DEBAT: Forhandlingerne om kommunernes økonomi for 2020 står lige nu standby, indtil en ny regering er på plads. Altinget: kommunal skyder dog allerede debatten i gang nu med en debatrække. Mød deltagerne her.