Sådan håndterer du kværulanter, som spreder dårlig stemning i frivilliggruppen

Måske kender du typen: Det er ham eller hende, som altid brokker sig og er så besværlig, at den dårlige stemning kommer krybende og langsomt spreder sig til hele gruppen. Én for én begynder de andre frivillige måske at overveje, om de kan bruge deres fritid og kræfter et bedre sted. Og nu er gode råd dyre for frivilliglederen. For hvor går grænsen for det frivillige fællesskabs tolerance? Skal der være plads til alle, når de ønsker at lægge deres tid og energi uden at få betaling for deres arbejde? Eller kan man være nødt til at fortælle en frivillig, at der ikke er plads til ham eller hende i foreningen? Og hvordan tager man i givet fald den svære samtale?

Dilemmaerne er mange og store. Vi har derfor spurgt Julia Bjerre Hunt, som er chefkonsulent i Ingerfair til råds. Julia Bjerre Hunt underviser på kurser om ledelse af frivillige og er ekspert i konflikthåndtering. Nedenfor får du hendes gode råd og et par uddrag og redskaber fra bogen “Sådan leder du frivillige i forskellige situationer", som Julia Bjerre Hunt er medforfatter til. 

Tag tyren ved hornene
Når der er udfordringer med stemningen i foreningen er det nødvendigt at tage tyren ved hornene og få snakket om problemerne. 

Julia Bjerre Hunt deler det op i de ‘nemme svære samtaler’ og ‘de svære svære samtaler’. De ‘nemme svære samtaler’ er ifølge Julia Bjerre Hunt dem, hvor der direkte er lovbrud eller krænkelser (det skal altid have en konsekvens), eller hvor den frivillige direkte går imod spilleregler, eller ikke lever op til de aftaler, I har (der skal man på forhånd have afklaret hvad konsekvensen er, og ellers skal afklaringen ske i situationen). 

De ‘nemme svære samtaler’ kan være svære nok at tage. Men endnu vanskeligere bliver det, når der hverken er love, aftaler eller interne spilleregler, som er blevet brudt, men problemet i stedet handler om en frivillig, som helt generelt skaber dårlig stemning i gruppen. 

Hvis man som frivilligleder står i den situation, skal man ifølge Julia Bjerre Hunt for det første gøre opmærksom på udfordringen: 

“De færreste frivillige er onde mennesker som ønsker at genere deres medfrivillige, så begynd med at sige det højt, kom med eksempler på den uhensigtsmæssige adfærd, og hvad det gør ved stemningen og de andre. Men hvis ikke det hjælper, så forbered dig på en svær samtale.”

Sådan tager du den svære samtale
I bogen “Sådan leder du frivillige i forskellige situationer", som Julia Bjerre Hunt er medforfatter til, er der et helt afsnit om, hvordan man håndterer svære samtaler. Her får du et let omskrevet uddrag fra bogen: 

Før samtalen:
Find ud af hvad du vil med samtalen, og hvad du ser af mulige udfald for den frivilliges videre tilhørsforhold til gruppen. Skal han eller hun have andre opgaver, en periode til at forbedre sig eller helt ud? Du skal definere på forhånd, hvad der er til diskussion, og hvad der ikke er og være velforberedt nok til ikke at blive i tvivl om din egen beslutning, mens du sidder i samtalen. Det er svært nok for jer begge, så du skal evne at stå fast.

Her er en række gode spørgsmål, du kan stille dig selv som forberedelse til samtalen: 

Inden jeres møde har du haft mulighed for at tænke spørgsmålene ovenfor igennem og for at forberede dig, så det skal den frivillige også have mulighed for. Derfor skal du indkalde til et møde eller en snak, og du skal i indkaldelsen fortælle den frivillige, hvad mødet eller snakken handler om. Det er ikke ordentligt bare at hive ham eller hende til side uden varsel.

Under samtalen:
Det centale, når du skal gennemføre samtalen, er, at du går stringent til værks.

Start med et formål med samtalen og få den frivillige til at acceptere, at det er dit formål (han eller hun behøver ikke være enige).

Gå dernæst til problemet som du ser det. Vær forberedt på at komme med eksempler, men lad være med at tromle den frivillige ned med alt muligt, hvis han eller hun faktisk accepterer problemet.

Når I har fundet enighed om problemet, er det tid til at komme med løsningsforslag. Her skal du være tro mod din forberedelse, og hvad der er til diskussion, men selvfølgelig villig til at rykke dig mod fælles kompromisser.

Til sidst laver I konkrete aftaler om opfølgning og om, hvad der skal ske her fra.

Vigtigt at turde sige farvel til frivillige
Der er ifølge Julia Bjerre Hunt for stor berøringsangst i mange foreninger i forhold til at sige farvel til frivillige, som spreder dårlig stemning i gruppen.

“Selvfølgelig skal man advare folk og sige, det her går ikke, og det er ikke godt for fællesskabet, men hvis man har en person, som kontinuerligt er på tværs og får andre mennesker til at stoppe med at være frivillig, så skal man opveje med sig selv, om det er det værd. For hvis du beholder én som er pisseirriterende, men mister syv, som er fantastiske på den konto, så giver det jo ikke nogen mening,” siger Julia Bjerre Hunt, som understreger, at man selvfølgelig først skal have undersøgt, om problemerne kan løses på anden vis. 

I bogen “Sådan leder du frivillige i forskellige situationer", som Julia Bjerre Hunt er medforfatter til skriver hun:

“Det er ikke sjovt at opsige samarbejdet med en frivillig. Men til syvende og sidst er du nødt til som leder at tage udgangspunkt i den samlede frivilliggruppe, i organisationens formål og den gruppe af brugere eller den mærkesag, I er frivillige for. Det vejer tungest. Hvis en person ikke kan finde ud af at samarbejde, skaber splid og konflikt eller går imod organisationens principper, og efter gentagne samtaler ikke ændrer adfærd, så er der ikke andet at gøre. Der skal selvfølgelig være plads til mange, måske endda de fleste, i den frivillige verden. Men at gøre plads til alle dem, som ikke vil ændre sig, og som kun skaber dårlig stemning omkring sig, er respektløst over for alle de øvrige frivillige, organisationen og mærkesagen”.

I bogen "Sådan leder du frivillige i forskellige situationer" Boll, Hunt & Freigil 2. udgave 1. oplag 2014/2017 kan du læse meget mere om konflikthåndtering og ledelse af frivillige. 

Her kan du desuden læse om typiske konflikter i frivillige foreninger – og få gode råd til at løse dem.

Og her kan du finde en række konflikthåndteringsværktøjer.