V: Kommuner kan spare penge på digitale møder

Kommunerne har været gode til at tage digitale løsninger i brug i forbindelse med kontakten til borgerne, men desværre halter det med digitaliseringen, når det gælder kontakten kommunalt ansatte imellem.

Michael Aastrup Jensen
It-ordfører for Venstre

Af Michael Aastrup Jensen
It-ordfører for Venstre

En række undersøgelser har slået fast, at der er et stort effektiviseringspotentiale i kommunerne. Effektiviseringer, der kan bane vejen for mere fokus på kernevelfærden, og det der med et forslidt udtryk kaldes ”varme hænder”.

Det er vanskeligt at være uenig i, at der skal være mere velfærd og mindre bureaukrati. Udfordringen er imidlertid at omsætte rapporterne fra Dansk Industri og CEPOS til besparelser.

Penge at spare på virtuelle møder
Et område, hvor vi dog effektivt og hurtigt ville kunne hente effektiviseringer og sikre, at medarbejdernes kompetencer bruges bedre, er i forhold til møder. Der holdes mange møder inden for den offentlige sektor, og det er et sted, der typisk bliver nævnt som en oplagt nedskæringsmulighed.

Det lyder let, men man skal naturligvis ikke glemme, at langt de fleste møder jo bliver holdt, fordi der er noget reelt at drøfte. Imidlertid bør vi i højere grad se på, om man behøver at samles fysisk, eller om man i stedet kan holde møderne online, for eksempel som videokonferencer. Her er det vigtigt at tænke yderligere ud af boksen, for måske er der heller ikke brug for dyre videokonferencesystemer, som en række virksomheder står i kø for at sælge? Ofte er det vanskeligt at se, hvad et dyrt konferencesystem kan, som Skype ikke kan.

Under alle omstændigheder er der mange penge at spare ved at se nærmere på møderne inden for den offentlige sektor. Det slår en rapport fra KMD Analyse fast. Ifølge rapporten bruger kommunerne årligt 6,4 milliarder kroner på møder, inklusiv lønudgifter. Af det beløb kan de 800 millioner kroner tilskrives transport. Ved at holde virtuelle møder kunne der for alvor barberes en stor del væk af det enorme beløb, som dybest set bliver spildt i toget eller på landevejen.

Mindre transporttid
Frederikshavn Kommune er en af de kommuner, der målrettet har arbejdet med at spare på mødekontoen ved at holde virtuelle møder. Frederikshavn er en stor kommune, og der er forholdsvis langt fra den sydligste del af kommunen til den nordligste del, nemlig Grenen.

Det har naturligvis ikke været en let opgave. Digitaliseringschef i Frederikshavn Kommune Mogens Kahr Nielsen udtrykte det således over for Ritzau i september måned:

”Det har været en stor udfordring at skulle til at tænke anderledes, så overgangsperioden har været hård, men det positive ved at digitalisere møderne er, at vi sparer tid og udgifter på transport, og at møderne er blevet langt mere effektive.”  

Frederikshavn Kommune afholder op mod 100 digitale møder om måneden og er derfor blandt de absolut førende på området. Jeg kan derfor kun anbefale, at andre kommuner tager ved lære af de nordjyske erfaringer.

Det er ikke kun store jyske kommuner, som kan spare på transportudgifterne. Københavns Kommune kunne også spare på den konto, eftersom København ganske vist er mindre i udstrækning end Frederikshavns Kommune, mens det til gengæld tager meget længere tid at komme rundt.

En indsats for nyvalgte kommunalpolitikere
Kommunerne har været gode til at tage digitale løsninger i brug i forbindelse med kontakten til borgerne, men desværre halter det med digitaliseringen, når det gælder kontakten kommunalt ansatte imellem.

Det må være et indsatsområde for de nyvalgte kommunalpolitikere, som inden længe indtager landets rådhuse. I hvert fald har jeg ikke hørt en eneste lokalpolitiker, der ikke har talt om at reducere det kommunale bureaukrati. Her ligger rent faktisk en mulighed lige til højrebenet, så det gælder bare om at komme i gang. Og de ved, hvordan man gør i Frederikshavn, hvis nogen er i tvivl.