KMD: Statslige it-projekter bør skrue ned for detaljerede krav

DEBAT: I udviklingen af store it-løsninger skal der sættes fokus på myndighedernes overordnede forretningsmæssige målsætninger i stedet for antallet af detaljerede krav. Det kræver tillid og mod på begge sider af bordet, mener KMD.

Af Ruth Wisborg og Peter Juul Grostøl
Hhv. direktør for Digital Transformation Services, KMD, og afdelingsleder, KMD

Lovgivningen omkring offentlige udbud giver rige muligheder for at få udviklet nyskabende it-løsninger, som kan løse en forretningsmæssig udfordring.

Men af frygt for ikke at nå i mål med projektet bliver der ofte stillet et utal af specifikke krav, som lægger så mange lænker på it-løsningen, at det fjerner fleksibiliteten og innovationskraften, så man potentielt ender med en dårligere eller endda dyrere løsning.

Derfor bliver det også interessant at følge Rigsrevisionens undersøgelse af, hvordan den tidligste fase i anskaffelsen af et nyt it-system kan påvirke kvaliteten af systemet, og hvornår en agil projektmodel kan være bedre end vandfaldsmodellen.

Behov for tillid og mod
Vi har i KMD mange positive erfaringer med agile projektmodeller, som er særligt stærke, når man ikke kender den endelige løsningsmodel ved projektets start.

Derfor er det en tilgang, som forudsætter tillid mellem kunde og leverandør, så man kan fokusere på formål og succeskriterier og tør korrigere undervejs.

Ved på forhånd at stille meget detaljerede krav til den endelige løsning blokerer man reelt for den agile tilgang og risikerer, at helheden og det oprindelige formål med løsningen forsvinder i et fokus på krav og detaljer i udbudsmaterialet.

Det bliver it-løsningerne sjældent bedre af.

Det fælles mål må være at levere innovative it-løsninger, som løser de reelle udfordringer, som en myndighed har.

Det kræver en større tillid end i dag, men også et større mod på begge sider af bordet, så vi ikke bruger hovedparten af kræfterne på detaljeret kontraktstyring i et udbud i stedet for at udtænke kreative løsninger.

Fire vigtige forhold i en udbudscyklus
Hvordan kommer vi derhen? Først og fremmest kræver det selvfølgelig en konsensus om, at vi skal bevæge os i en retning, hvor begge parter skal fungere mere som en samlet enhed i projektet.

Og så er der behov for succesfulde eksempler eller forløb til inspiration. Her kunne man for eksempel udpege ”pilotprojekter”, som kører efter ændrede formler end de sædvanlige.

Grundlæggende mener vi, at man bør fokusere på en udbudscyklus, der håndterer fire forhold:

1. Fail fast-innovation
Meget innovative løsninger bør isoleres til mindre projekter, hvor man kan tillade sig at være mere eksperimenterede, fordi risikoen vil være håndterbar. Her vil man i meget højere grad kunne udnytte den innovative kraft fra alle de virksomheder, der byder ind.

2. Skalering til leverance
Resultaterne fra de mindre og eksperimenterede forløb bør kunne føres over i skalérbare leveranceprojekter i et fortsat samarbejde, uden at leverandøren skal ”aflevere” idéen i et udbud.

De store udbud bør bygge på resultaterne af innovationsprojekter, men give plads til at korrigere, efterhånden som løsningen møder virkeligheden. Fokus bør være på de gevinster, man vil opnå.

3. Partnerskabsmodeller
Større leveranceprojekter bør forankres i en partnerskabsmodel, hvor kunde og leverandør har klare fælles interesser i at korrigere og optimere.

En model kunne være en incitamentsmodel bundet op på de realiserede gevinster: Jo mere løsningen effektiviserer eller øger borgernes selvbetjening, jo flere penge får leverandøren.

4. Faser som endepunkter
Endelig bør projekterne faseopdeles med delleverancer, som i sig selv har værdi, og hvor hver ny delleverance er en option. Dels reducerer det kompleksiteten, fordi hver delleverance bliver et fokuseret projekt i sig selv, dels er der et naturligt punkt at skilles, hvis samarbejdet ikke fungerer, men også en naturlig vej videre i det gode projekt.

Det handler først og sidst om at sætte fokus på myndighedens overordnede forretningsmæssige målsætninger.

Indtil videre har svaret på problematiske it-projekter været strammere udbud med mindre plads til fortolkning, men dermed også mindre plads til at blive klogere undervejs.

Vi mener, det er tid til at finde en anden vej, som med sikkerhed vil kunne betale sig i form af mere effektive projekter og innovative løsninger.

Forrige artikel Debat: Innovation i offentlig it sikres ved at aktivere bredden i markedet Debat: Innovation i offentlig it sikres ved at aktivere bredden i markedet Næste artikel Prosa: Vævsprøver skal ikke fungere som slet skjult overvågning Prosa: Vævsprøver skal ikke fungere som slet skjult overvågning
Sådan fungerer den cirkulære økonomi i praksis

Sådan fungerer den cirkulære økonomi i praksis

Det er ikke mange år siden, at ideenidéen om den cirkulære økonomi var noget, kun de mere fanatiske miljøforkæmpere talte om. I dag er begrebet blevet mainstream, og store og små virksomheder har travlt med at lægge deres forretningsmodeller om. Et stort nordisk forskningsprojekt har undersøgt, hvordan man kan gøre i praksis.