Gode råd til et bedre samarbejde mellem ildsjæle og kommuner

FIK DU LÆST: Civilsamfundets ildsjæle oplever af og til, at kommunen taler et sprog, mens de selv taler et helt andet. Vi har derfor inviteret en række projektmagere og kommunale aktører til at give deres bedste råd til, hvordan samarbejdet kan blive endnu bedre. Denne artikel blev bragt første gang i september 2018. Nogle informationer er derfor et år gamle, men de gode råd holder stadig, derfor bringer vi den igen.

Ofte oplever ildsjæle og borgere med en god idé, at de selv taler ét sprog, mens kommunen taler et helt andet. Det mener Kristian Krog, som er direktør for projektet Maltfabrikken – et 150 millioner kroners-projekt, som er ved at forvandle en forfalden fabriksbygning til et kulturelt mødested med blandt andet spillescener, udstillingslokaler, mikrobryggeri og madhus i Ebeltoft.

“Når jeg holder foredrag for andre idémagere og ildsjæle, oplever jeg, at alle står med den samme udfordring. Det er, som om alle peger over på kommunen og siger: ‘Det er også dem fra kommunen’. Det er, som om de oplever, at den ene part taler jysk, og den anden afrikansk, men sådan er virkeligheden jo ikke,” siger Kristian Krog.

Hvis borgere, ildsjæle og andre idémagere skal få succes med at gennemføre større projekter og forandringer i civilsamfundet, er det nødvendigt, at de lærer at tale samme sprog og blive gode venner med kommunen, mener Kristian Krog. For ham har det været en lang og til tider også bøvlet rejse, som du kan læse om her.

I denne guide bringer vi derfor gode råd til, hvordan ildsjæle og kommuner får et godt samarbejde. Rådene kommer fra tre projektmagere og to kommuner.  

Maltfabrikken: Du skal lære at blive bedste venner med din kommune
Kristian Krog er direktør for Maltfabrikken i Ebeltoft. Et kulturelt mødested med et budget på 150 millioner kroner, som åbner i 2019. Her får du hans tre bedste råd.

Råd 1: Bliv venner med din kommune – no matter what
“Der er ingen grund til ikke at omfavne sin kommune  – no matter what. Det er en læresætning for mig. Som ildsjæl skal man forstå og anerkende, at man er en del af et større hele end en selv og det, ens ild er tændt af. Større projekter kan ikke gennemføres uden et godt samarbejde med kommunen,” siger Kristian Krog:

“Kommunen er både politikere og embedsmænd. Byrådet er ideelt set et billede på kommunens borgere, og embedsmændene skal udføre politikernes visioner. Inden for begge områder kan man få nogle, som bliver ens venner, selvom man selvfølgelig ikke kan blive venner med alle. Men man kan forsøge at få nogle fra både byrådet og medarbejdere i for eksempel kultur- og teknik-forvaltningen som sine medspillere. I sidste ende ligger magten hos byrådet, og hvis man ikke tager dialogen og fortæller om sine visioner, kan man ikke forvente, at tingene går, som man drømmer om.”

Råd 2: Gør idéen til manges idé
“De mennesker, der får den her slags ideer, kan vi kalde ildsjæle – de er drevet af passion og kan simpelthen ikke lade være. De, der lykkes med det, er dem, der formår at gøre det til andres idé også. Måske ikke alles idé, men manges idé. For eksempel først en gruppe venners idé, så en forenings idé, senere byens idé og så kommunens idé,” siger Kristian Krog og fortsætter:

“Det kræver mange kaffemøder og et stort benarbejde. Men det, som en kommune først kigger på, når de overvejer, om de vil engagere sig i et projekt, prioritere finansiering, lokaler eller andre ressourcer, er: Er det en enkelt person, der vil det her alene, eller er det 2.000 borgere, der vil det, for så er der pludselig mening med idéen og måske endda stemmer i det,” siger Kristian Krog.

Råd 3: Hold ud, og bliv ved
“Alle projekter lykkes, hvis man bliver ved længe nok, så et af mine bedste råd er: Bliv ved,” siger Kristian Krog:

”Realdania har lavet en opgørelse, som viser, at sådan et projekt som Maltfabrikken tager mindst ti år. De første tre år går med at få formet og udviklet idéen og konceptet, de næste tre år går med at finde penge til projektet, og de sidste tre år går med at bygge,” siger Kristian Krog.

Ifølge ham er man nødt til at anerkende, at processen tager lang tid.

“Bureaukratiet vil nødvendigvis fungere mere trægt end ude i ildsjælenes egen verden, og det er sådan set også meget sundt, for det er også med til at sikre, at der bliver truffet bedre og mere fornuftige beslutninger, end hvis alle grupper af ildsjæle bare fik lov til at buldre igennem med deres egne idéer,” siger Kristian Krog.

Syddjurs Kommune: Kommunen skal afsætte tid og ressourcer
Syddjurs Kommune er partner og har bidraget med cirka 20 procent af finansieringen til Den Ny Maltfabrik i Ebeltoft. Søren Valbak er kommunens faste kontaktperson på projektet. Her kommer hans bedste råd til, hvordan ildsjæle får et godt samarbejde med kommuner.

Råd 1: Vær skarpe på, hvilken merværdi projektet skaber
Ildsjæle, som får en god idé, skal starte med at blive superskarpe på, hvor projektet skaber merværdi – også for kommunen, fortæller Søren Valbak, som er projektchef i Syddjurs Kommune, og som er kommunens tovholder på projektet Maltfabrikken i Ebeltoft.

“Man skal overveje, hvad der boner ud på den anden side. Der skal være en ægte merværdi i projektet, så alle kan se en grund til at kaste sig over det – både de kommunale aktører og de private,” siger Søren Valbak.

Råd 2: Udpeg én fast kontaktperson hos kommunen
Hvis man fra kommunens side beslutter sig for at gå ind i et partnerskab med lokale idémagere om et stort og flerårigt projekt, så er det vigtigt, at kommunen også afsætter ressourcerne til det og får forankret processen i topledelsen, fortæller Søren Valbak. Ifølge ham er det desuden vigtigt, at kommunen udpeger én fast kontaktperson, som kan følge projektet hele vejen igennem.

Råd 3: Gensidig respekt for forskellige kompetencer og interesser er altafgørende
“Det er altafgørende, at man opnår et ligeværdigt og ægte partnerskab, og at der ikke er én part, der tromler den anden,” siger Søren Valbak. Ifølge ham er det vigtigt, at der er en gensidig respekt og forståelse for de forskellige roller, kommunen og ildsjælene spiller i projektet.

“Der er en kommunal rolle, hvor der er nogle opgaver, hensyn og politiske processer, man skal have respekt for, og tilsvarende skal kommunen have respekt for de kompetencer, som de ildsjæle, der er gode til at opbygge den her slags ting, kommer med,” siger Søren Valbak:

“Jeg vil ikke pege fingre ad nogen, men man kan kigge rundt i Danmark og se flere andre postindustrielle anlæg end Maltfabrikken i Ebeltoft, der bliver overleveret til kulturelle centre. Det er jo en slags trend i tiden. Men faldgruben er, at kommunen går ind og tager over og driver og ejer bygningerne, så initiativet bliver under kommunens formynderi – hvad der er sket i mange andre danske tilfælde. Og det giver slet ikke samme dynamik, for så tager man idémuligheder og initiativ fra de kræfter, der skal udfoldes i det,” siger Søren Valbak.

INSP!: Ildsjæle føler let, at de selv bliver hældt ned ad brættet
Stine Bardeleben Helles er programchef for INSP! i Roskilde – et inspiratorium, hvor mennesker kan mødes og skabe projekter og udvikling sammen. Her kommer hendes tre bedste råd til andre ildsjæle, som ønsker at starte et projekt og indlede et samarbejde med kommunen.

Råd 1: Lad være med at tage det personligt, når I møder modstand
“Som ildsjæl kan det bureaukratiske system indimellem opleves som dødbesværligt at deale med, men så er man nødt til at lære at tække vejret dybt tre gange,” siger programchef for INSP! Stine Bardeleben Helles.

“Man er nødt til at forstå, at det kommunale system har andre funktionsvilkår. Vi ønsker jo heller ikke at leve i et samfund, hvor det udelukkende er de enkelte ildsjæles følelser og idéer, der bestemmer, hvad der bliver afsat penge til og prioriteret. Derfor er det nødvendigt, at den kommunale forvaltning er lidt tungere,” siger Stine Bardeleben Helles.

Hun fortæller, at hun har mødt mange udbrændte og personligt anfægtede ildsjæle, som brænder for en borgergruppe eller en løsning, som de har svært ved at finde opbakning til.

“Ildsjæle har så meget på hjertet, at de let kommer til at føle, at det er dem selv, der bliver hældt ned ad brættet. Men man er nødt til at lade være med at tage det personligt og blive tøsefornærmet. Jeg arbejder selv med at lægge en buffer ind imellem hjerteblodet og den professionelle mig. Hvis ikke man kan det, skal man måske alliere sig med andre, der kan,” siger Stine Bardeleben Helles.

Råd 2: Kaffemøder, kaffemøder og endnu flere kaffemøder
“En af de ting, man kommer langt med her i livet, er at netværke,” siger Stine Bardeleben Helles. Alle kommuner er forskellige, så det gælder ifølge Stine Bardeleben Helles om at lære ens kommunale partner rigtigt godt at kende og finde ud af, hvor den rigtige indgang er. Det gør man ifølge hende bedst ved at holde kaffemøder, kaffemøder og endnu flere kaffemøder.

“Man skal ikke bare´finde ud af, hvordan systemet fungerer, men hvem de mennesker, som udgør systemet, er,” siger hun:

“Vi har begået den fejl, at vi i perioder har allieret os med bestemte partier. Og der har vi lært, at det er vigtigt ikke bare at sige, det her parti synes, at vi er fantastiske, så sætter vi os på skødet af dem. For hvis man bliver for gode venner med et parti, kan det betyde, at man ikke kommer nogen vegne. På samme måde kan man blive hammergode venner med kommunaldirektøren, men hvis faglederne ikke synes, det er en god idé, bliver du bremset,” siger Stine Bardeleben Helles.

Råd 3: Se kommunen som en forretning, der skal købe din idé
Når man skal sælge sin idé ind hos kommunen, kan det ifølge Stine Bardeleben Helles være en rigtig god idé at tænke processen som en forretningsmæssig transaktion.

“Man skal væk fra idéen om, at oppe på kommunen må de da kunne se, at det er en god idé. I stedet skal man tænke over, hvordan ens idé kan lette opgaver for kommunen, og samtidig skal man være klar over, at man nogle gange risikerer at byde ind på kommunale opgaver, og at man derfor bliver en konkurrent til kommunen, som måske skal fyre medarbejdere, hvis de skal prioritere ens gode idé,” siger Stine Bardeleben Helles.

Helsingør Kommune: Man kan opleve, at kommunen ikke altid taler med en stemme
Susanne Arnholtz Docherty er centerchef for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab hos Helsingør Kommune. Her kommer hendes tre bedste råd til, hvordan ildsjæle får et bedre samarbejde med kommunen.

Råd 1: Styrk din idé ved at indgå partnerskaber
“Når vi skal vurdere en idé til et initiativ, ser vi meget på, om der er en bredde i aktiviteterne,” siger Susanne Arnholtz Docherty.

“Vores investering af både tid og andre ressourcer afhænger af, om vi kan se, at der er et hul, som projektet kan dække. Hvis der eksempelvis allerede er et børnekulturhus i kommunen, så bør man hellere indgå et samarbejde med dem om eksempelvis at lave et musiktilbud også, frem for at foreslå et helt nyt musikprojekt for børn,” siger Susanne Arnholtz Docherty, som i det hele taget anbefaler, at man laver sit researcharbejde, inden man kontakter kommunen, og at man gør projektet stærkere ved at indgå partnerskaber – også gerne med erhvervslivet.

Råd 2: Accepter, at kommunen er en stor maskine
“Som ildsjæl og projektmager kan man godt opleve, at kommunen ikke altid taler med samme stemme. Det forsøger vi virkelig at blive bedre til ved at skabe én fælles indgang og mere tværfagligt samarbejde, men man kan godt af og til få oplevelsen af at løbe panden imod en mur,” siger Susanne Arnholtz Docherty.   

“Vi forsøger selvfølgelig at hjælpe folk videre i systemet så godt, vi kan,” siger Susanne Arnholtz Docherty, men ifølge hende kan det være en fordel for ildsjæle at bruge tid på at sætte sig ind i, hvordan kommunen er sammensat, og indstille sig på, at kommunen er en stor maskine, hvor nogen i en afdeling ikke nødvendigvis ved, hvad nogen i en anden afdeling har sagt.

Råd 3: Tal ind i kommunens dagsordener og visioner
“Når man har en idé til et projekt, man gerne vil have kommunale ressourcer og opbakning til, er det altid en god idé at tale ind i kommunens dagsordener og visioner,“ siger Susanne Arnholtz Docherty:

“I dag, hvor kommunerne mangler penge, er vi ekstra fokuserede på, at de projekter, vi støtter økonomisk, også peger i den retning, vi har fokus på. Hvis vi eksempelvis har et politisk fokus på at skabe mere liv i kulturhavnen, så er det meget lettere for os at afsætte ressourcer til et projekt, som spiller ind i det, og det er også meget lettere for politikerne at sige ja, hvis projektet på den måde ligger lige til højrebenet,” siger Susanne Arnholtz Docherty.

SYMB: Vi skal blive bedre til at tale sammen – også om det, der ikke går så godt
SYMB er en foreningsdrevet socialøkonomisk virksomhed i Kalundborg. Her får I SYMB’s sekretariatsleder og talsperson Louise Kolbjørns tre bedste råd til et godt samarbejde mellem kommuner og socialøkonomiske iværksættere og idémagere.

Råd 1: Løbende dialog og gensidig feedback giver godt samarbejde
Hos SYMB i Kalundborg understreger sekretariatsleder Louise Kolbjørn, at gensidig feedback og dialog parterne imellem er vigtigt for et godt samarbejde.

“Det er vigtigt at tale om, hvad vi har brug for hver især. Vi kunne blive endnu bedre til at få spurgt hinanden ‘kunne I tænke jer, at vi gjorde noget anderledes’. Jeg tror, at alle parter ville have gavn af, at vi løbende evaluerer, hvordan vores kommunikation og samarbejde fungerer,” siger Louise Kolbjørn:

"Alle vil jo helst tale om alt det, der går godt. Det kan jeg godt forstå. Men jeg tror, vi vil få meget ud af også at tale om det, vi synes, vi mangler, og det, vi drømmer om”.

Råd 2: Tværgående funktioner kan give plads til alt det, der ikke passer i en kasse
I kommuner er fagområderne typisk ret klart afgrænsede, fortæller Louise Kolbjørn, og det er ifølge hende også helt naturligt, men det kan give udfordringer, når kommuner og civilsamfundsaktører skal samarbejde om større tværgående projekter.

“Hvis ens projekt ikke passer ind i de kommunale fagområder, kan det være svært at skabe den rette dialog og finde ud af, hvordan kommune og civilsamfundsorganisation kan tappe ind i hinanden. Vi kan eksempelvis sagtens have tiltag, der favner tre forskellige forvaltningsområder, chefområder og budgetter. Og der ville det hjælpe rigtigt meget, hvis der også var nogle mere tværgående funktioner, som man kunne samarbejde med om alt det, der går på tværs,” siger Louise Kolbjørn.

Råd 3: Gensidig nysgerrighed er vigtigt for et godt samarbejde
Et andet fundament for et godt samarbejde er ifølge Louise Kolbjørn, at både kommunale medarbejdere og civilsamfundsaktører er opsøgende og nysgerrige i forhold til hinandens arbejde.  

“I de dele af min kommune, hvor samarbejdet går rigtigt godt, ringer medarbejderne, giver ideer og siger eksempelvis, ‘skal vi lave den her fondsansøgning sammen’, eller de kommunale medarbejdere liker og deler vores Facebook-opslag og deltager i vores arrangementer og events. Så jeg vil råde andre til på samme måde at afsætte ressourcer til at være nysgerrige, opsøgende og tage del i det, der foregår i civilsamfundsorganisationerne,” siger Louise Kolbjørn.

 

Denne artikel blev bragt første gang d. 25. september 2018. Søren Valbak er siden blevet pensioneret og arbejder ikke længere som projektchef i Syddjurs Kommune, og Stine Bardeleben Helles er også siden stoppet som programchef for INSP! Deres gode råd gælder dog fortsat, og Civilsamfundets Videnscenter har derfor valgt at genudsende artiklen.

Forrige artikel Gode råd til et bedre samarbejde mellem ildsjæle og kommuner Gode råd til et bedre samarbejde mellem ildsjæle og kommuner