Forsker: Ny pandemistyrelse kan blive dyrere end forventet

DEBAT: En ny styrelse skal i fremtiden håndtere Danmarks pandemiberedskab. Men kan det overhovedet betale sig? Caroline Howard Grøn kigger på gevinster, omkostninger og udfordringer, der bør overvejes, før vi ombygger vores organisationer. 

Af Caroline Howard Grøn
Lektor ved Institut for Statskundskab på Aarhus Universitet

I forrige uge meldte Mette Frederiksen ud, at der skal oprettes en ny styrelse, der skal håndtere pandemiberedskabet.

Det er hverken første eller sidste gang, at politiske problemer løses med en omorganisering. Men er det egentlig en god ide?

Organisationsteori peger på både gevinster, omkostninger og udfordringer, der bør overvejes før vi bygger vores organisationer om.

Gevinsten: Mere opmærksomhed, flere ressourcer og bedre koordinering
Rationalet bag en omorganisering er typisk, at organisering fører til opmærksomhed og prioriteringer. I den eksisterende organisering har pandemiberedskabet ikke fået nok opmærksomhed. En ny styrelse vil sikre opmærksomhed, ressourcer til området og bedre koordination.

Men som organisationsteorien har vist siden 1970’erne, så er der mange andre ting på spil i både offentlige og private organisationer.

Først og fremmest er der begrænset opmærksomhed og begrænsede ressourcer. Når pandemien er langt væk (som den var i Danmark indtil begyndelsen af 2020), så er der ikke meget opmærksomhed eller mange ressourcer at give af, og det vil en ny styrelse næppe ændre på.

Emner som økonomisk og økologisk bæredygtighed, migration, nedslidning og uddannelse for slet ikke at tale om vedvarende sundhedsudfordringer som hjertekarsygdomme og kræft vil igen dominere både den politiske dagsorden og kampen om økonomiske og administrative ressourcer.

Det samme gør sig gældende for koordination. Hvis én type af koordination skal fylde mere, så kommer opmærksomheden ofte fra en anden form for koordination eller et andet samarbejde.

Det er ikke fordi det er et rent nulsumsspil, men det er måske væsentlig tættere på, end vi går og fortæller hinanden.

Omkostningerne: Praktikaliteter, nye rutiner og territorialkampe
Og hvad koster det så?

Når en ny styrelse skal oprettes, er der en række transaktionsomkostninger, det vil sige udgifter forbundet med ændringen alene. Vi kan se nærmere på et par stykker af dem.

En ny styrelse skal have alle mulige kedelige ting på plads, før den virker.

Der skal for eksempel være borde, stole og ordentligt internet. Det lyder banalt, men nylige erfaringer med udflytninger har givet eksempler på medarbejdere, der startede første dag med at samle hævesænkeborde, og som ikke kunne få adgang til centrale databaser, fordi internetforbindelsen ikke var sikker nok.

Medarbejderne skal kunne komme ind i bygningen, så der skal laves adgangskort. Der skal også gerne være en reception, hvor gæster kan vente og afhentes.

Medarbejderne skal have kaffe, frugtordning og en kantine. Og der skal være mødelokaler, helst med skærme på væggene og mulighed for opkobling til medarbejdernes PC.

Og så skal styrelsen have et navn, en hjemmeside og et logo, nye powerpoint-skabeloner og brevpapir.

Ja, det er banalt og kedeligt, men det tager tid at få på palads, og det koster også penge.

En ny styrelse kræver som oftest også en ny direktør. Det kan tage tid at rekrutterer sådan en, og en styrelse uden direktør er lidt som en høne uden hoved. Det er ikke noget kønt syn, og det kan godt give en slingrende kurs.

Nye rutiner
I det nymalede storrumskontor skal alle medarbejderne finde sig til rette i nye rutiner.

Ideen med den nye styrelse var jo netop, at medarbejderne skulle gøre noget andet, end de plejede. Ellers kunne de jo være blevet siddende i deres gamle styrelse. Men det kræver noget af mennesker, også statslige ansatte, at ændre vaner og rutiner.

Hvem er det nu, der har styr på økonomistyringen i styrelsen? Eller datasikkerhed? Hvem er superbruger i F2? Og hvem er det nu, man skal koordinere med i det nye eller gamle departement?

Det, der på konsulentdansk kaldes en brændende platform, kan godt hjælpe medarbejderne igennem en del af de frustrationer, der er forbundet med nye rutiner. Men det tager tid før driften igen er nogenlunde stabiliseret og medarbejderne kan fokusere på det, som styrelsen egentlig blev sat i søen for at gøre.

At finde sin plads i hierarkiet 
En ny styrelse skal også finde sin plads i hierarkiet. Der er relationen til departementet, for enhver styrelse, er der ét departement med stort d og i bestemt ental.

Departementet sidder på adgangen til ministeren (også med stort) og dermed en del af beslutningskraften for en styrelse.

Departementet skal også forsvare styrelsens interesser overfor andre styrelser og departementer. For ligesom departement og styrelse skal finde hinanden, så skal styrelsen også finde sig til rette mellem en række andre styrelser, der måske /måske ikke laver noget, der minder lidt om det, den nye styrelse laver.

Den nye pandemistyrelse skal for eksempel finde ud af, hvad arbejdsdelingen er med Sundhedsstyrelsen, Lægemiddelstyrelsen og måske også Beredskabsstyrelsen? Der er budt op til territorialkampe.

Tilbøjelighed til at overvurdere gevinsterne 
De tre nedslag skal grundlæggende illustrere, at der er en del omkostninger forbundet med at lave en ny styrelse.

Nogle omkostninger lægges nemt ind i et regneark, for eksempel prisen på kaffemaskiner, mens andre er sværere at beregne.

Hvad koster det, at medarbejderne ikke ved, hvem superbrugeren er? Hvor mange penge koster det, når territorialkampe mellem styrelser forsinker projekter? 

Det er svært at give et godt bud på.

Men med organisationsteorien i rygsækken kan vi nok godt konkludere, at vi har en tilbøjelighed til at overvurdere gevinsterne og undervurdere omkostningerne ved omorganiseringer.

Det betyder ikke, at man aldrig skal omorganisere. Men det betyder, at omorganisering typisk er både sværere og mere omkostningsfuldt end forventet.

Og så kræver det en grundig cost-benefit-analyse, både med og uden regneark, hvis det skal blive en succes, der rækker udover det politiske signal om, at vi ”gør noget”.

Forrige artikel Professor: Vi bør overveje en bedre og billigere coronastrategi Professor: Vi bør overveje en bedre og billigere coronastrategi Næste artikel KD-formand efter Brostrøm-interview: Sådan bekæmper vi danske unges drukrekord KD-formand efter Brostrøm-interview: Sådan bekæmper vi danske unges drukrekord