Dansk IT: Imødegå udfordringerne ved virtuelle møder med disse fem tips

DEBAT: Det tekniske setup er ikke altid gearet til at holde gode digitale møder, og det kræver en lang række kompetencer at mødes vellykket online. Her er fem råd til succes, skriver Kim Stensdal.

Af Kim Stensdal
Chef for kommunikation og viden, Dansk IT

I it-verdenen tales der ofte om den eksponentielle udvikling og om det faktum, at digitaliseringen accelerer.

Vi oplever det, når computernes regnekraft forøges, og når nye digitale teknologier og tjenester udbredes med stadig større hastigheder.

Senest har vi mærket det med udviklingen inden for digitale hjemmearbejdspladser.

For få år siden var det forbeholdt de få; nu er det pludselig blevet hverdag på tværs af mange faggrupper og arbejdspladser – og udviklingen vil tage til i de kommende år.  

Teknisk setup har mangler
Man kan argumentere for, at det i sig selv er en succes, at danske arbejdspladser i corona-tiden har kunnet fungere ved hjælp af Teams-, Hangouts- og Zoom-møder med videre. At det er imponerende med alle de virtuelle møder, der er blevet afholdt.

Det lidt mere nuancerede billede er, at langt fra alle virtuelle møder er lige positive oplevelser for deltagerne.

Forklaringen er ikke, at der ikke er relevante dagsordner (vi har nok at tale om i coronaland), men derimod, at det tekniske setup ofte har betydelige mangler.

Det kan forekomme banalt at minde folk om, at man skal undgå skygger i ansigtet under et virtuelt møde, men det er i det banale, at vi finder nøglen til bedre virtuelle møder.

Her kommer derfor fem tips til at skabe det perfekte virtuelle møde.

1. Placeringen af dit webcam
Uanset om du anvender et integreret webcam i smartphonen, tablet-pc’en eller den bærbare computer, eller om du gør brug af et eksternt kamera, skal du være opmærksom på lyset.

Placér dig selv med ansigtet rettet mod et vindue eller en lampe, så de andre i mødet kan se dit ansigt frem for blot en silhuet.

Du kan med fordel også sikre, at dit webcam er hævet lidt fra bordet – brug eventuelt et par tykke bøger – så du ikke kigger ned i kameraet, men ind i det. Dermed er du i øjenhøjde med de andre i det virtuelle møderum.

2. Få styr på lyden – og test det inden mødet
Lyden er mindst lige så vigtig som billedet. Hvis lyden er for lav, eller der er for meget støj, vil de guldkorn, du leverer på det virtuelle møde, falde til jorden og folk vil i stedet fokusere på, hvorfor lyden er så dårlig.

Ofte kan man fint anvende computerens indbyggede mikrofon, men det kræver, at der ro i rummet, hvor man sidder. Endnu bedre er det at anvende et godt headset med en kvalitetsmikrofon, der sikrer en tydelig, blød og behagelig lyd.

Du kan med fordel teste lyden, inden du begynder det virtuelle møde. Det gør du ved at foretage et testopkald via mødeplatformens indstillinger.

3. Udnyt platformens funktioner
I mange virtuelle møder anvendes håndsoprækning i fysisk forstand, når en deltager gerne vil have ordet.

De andre ser dog ikke nødvendigvis, at fingeren er i vejret (og slet ikke hvis du har glemt at få styr på det med lyset - se punkt 1.

Heldigvis har mange apps til virtuelle møder funktioner, der gør det muligt at bringe en virtuel hånd i vejret (typisk kaldes det ’raise hand’), ligesom skriftlige kommentarer og spørgsmål også fungerer godt.

Du kan sågar klappe virtuelt, når du ønsker det. I det hele taget er tiden godt givet ud, hvis du bruger 15 minutter på lige at blive fortrolig med de smarte funktioner, softwaren har.

4. Et dårligt møde bliver ikke bedre af at blive virtuelt
Man tager fejl, hvis man tror, at ny smart teknologi løser problemer, man kender fra den fysiske verden. Et kedeligt og uinspirerende møde uden styring og fremdrift bliver ikke bedre af at blive afholdt virtuelt.

Tværtimod kræver det endnu mere af både mødelederen og deltagerne, når møderne afholdes virtuelt. Blandt andet kan det være fristende at begynde at svare på mails og så lade det virtuelle møde køre i baggrunden.

Jeg vil ikke gøre mig til dommer over, om det er ok, men blot tilføje, at mødet helt sikkert ikke bliver bedre, hvis alle mødedeltagerne har hjernen parkeret et andet sted end på selve mødet – om det så er fysisk eller virtuelt.

5. Har medarbejdere og lederne kompetencerne?
En vigtig erkendelse er, at virtuelle møder ikke bare er ”nice to have.” Det er (ikke bare i coronatiden) en integreret del at dagligdagen på den moderne arbejdsplads, og det vil i stigende grad være et omdrejningspunkt for både interne og eksterne møder.

Derfor bliver du også nødt til at kigge på kompetencerne hos de ledere og medarbejdere, der skal begå sig virtuelt.

Har lederne for eksempel kompetencerne til at kunne lede på distancen? Har medarbejderne kompetencerne til at kunne samarbejde og innovere i et virtuelt setup?

Det er let at logge på det virtuelle møde, men det er kun første skridt. Det kræver en lang række kompetencer, hvis den virtuelle arbejdsplads skal blive en succes på længere sigt.

Forrige artikel Prosa til politikerne: I har forsømt at gribe ind trods flere faretegn i Forsvarets Efterretningstjeneste Prosa til politikerne: I har forsømt at gribe ind trods flere faretegn i Forsvarets Efterretningstjeneste Næste artikel Konsulent: Netværk kan bringe lokalpolitikken tilbage Konsulent: Netværk kan bringe lokalpolitikken tilbage
Sådan fungerer den cirkulære økonomi i praksis

Sådan fungerer den cirkulære økonomi i praksis

Det er ikke mange år siden, at ideenidéen om den cirkulære økonomi var noget, kun de mere fanatiske miljøforkæmpere talte om. I dag er begrebet blevet mainstream, og store og små virksomheder har travlt med at lægge deres forretningsmodeller om. Et stort nordisk forskningsprojekt har undersøgt, hvordan man kan gøre i praksis.