Debat: Statsligt it-projekt risikerer at gå galt allerede i indkøbsfasen

Af Dina Raabjerg
Senior manager, Systematic

Når man spørger, hvorfor nogle offentlige it-projekter bliver til egentlig it-skandaler, så er mit svar, at det ofte starter allerede i indkøbsfasen.

Lad mig illustrere med et eksempel.

Jeg bød for et par år siden på udviklingen af et IT-system i et offentligt udbud. Da over en million mennesker skulle bruge systemet, havde man valgt at lave en praktisk prøve i tilbudsfasen, hvor almindelige brugere testede en prototype fra leverandørerne.

Imidlertid indgik brugernes score af prototyperne kun i en indledende fase, og deres point talte aldrig med i den endelige evaluering af tilbuddene.

Det var alene skriftlige svar på mange funktionelle og tekniske krav, som blev pointgivet, og scoringen af tilbuddene blev foretaget af en gruppe af udbuds- og it-professionelle. For at sikre, at alt gik rigtig for sig, blev processen nøje overvåget af en jurist.

Det bliver leverandøren med den skarpeste pen, og ikke nødvendigvis leverandøren med den bedste løsning og leveranceevne, som lægger sig i spidsen.

Dina Raabjerg
Senior manager, Systematic

Eksemplet illustrerer særligt tre tilgange, der risikerer at blive fatale for den færdige løsning.

Fatale tilgange kan flytte med
Først og fremmest viser eksemplet, hvordan juraen og de udbuds- og it-professionelle har overtaget indkøbet til fordel for forretningen og dennes behov.

Dernæst viser eksemplet, hvordan en indboet angst for at blive klandret for fejl flytter fokus fra en sund proces til en dokumenteret fejlfri proces.

Og endelig viser eksemplet, at man på trods af års erfaring for det modsatte fortsat arbejder ud fra den tilgang, at man kan forudse og beskrive alle behov og krav på komplekse områder. Dette med forventning om, at der kommer en velfungerende og innovativ løsning ud i den anden ende.

Værre er det, at disse tilgange ikke er reserveret til indkøbsfasen, men at de ofte flytter med langt ind i styringen af udviklingsprojektet også.

Når jeg har siddet slukøret tilbage efter at have tabt på trods af en god løsning, så hører jeg kunderne sige; ”Vi er jo nødt til at score efter det, vi beder om. Vi kan ikke bare vælge den løsning, vi gerne vil have, eller den leverandør, vi ved, der kan levere”.

På den måde bliver det afgørende, at man gør det rigtigt, og ikke, at man gør det rigtige. Og det bliver derfor leverandøren med den skarpeste pen, og ikke nødvendigvis leverandøren med den bedste løsning og leveranceevne, som lægger sig i spidsen.

Det er ikke befordrende for forretningens mulighed for at få den it-løsning, de har brug for.

Lav agile krav
Ser vi nærmere på problemet med at stille krav, så er det utopi at tro, at man kan forudsige behov og krav til en situation, hvor ingen før har været. Og værre er det, at leverandøren yderst sjældent har været med i analysen af de processer, løsningen skal understøtte.

De får først indsigt, når udbuddet går i gang, og dermed er de overladt til sin egen fortolkning af kundens krav og behov.